8. Handleiding hogeschool institutional repository
Deze nota bevat
de richtlijnen voor het invoeren research output
een handleiding metadatabeheer
8.1. Invoeren van research output
8.1.1. Gebruik van depositformulieren
De Brocade repository toepassing laat toe om output te registreren door middel van depositformulieren.
Er zijn formulieren voor repository beheerders en voor eindgebruikers (onderzoekers)
Depositformulieren voor repository beheerders zijn beschikbaar via Brocade, Nieuw/bewerk IR record [link].
Kies een formulier afhankelijk van het objecttype dat je wil invoeren.
Formulieren kunnen verdeeld zijn over meerdere webpagina's of schermen. Klik op registreer om naar een volgende pagina te gaan. In het laatste scherm is het belangrijk dat de wizard wordt afgesloten door op de button 'voltooien' te klikken.
Na het invullen van de formulieren wordt een catalografisch record aangemaakt in de databank. Dit kan je verder afwerken in Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]. De handleiding voor metadatabeheer is verder in deze tekst opgenomen.
Depositformulieren voor onderzoekers zijn beschikbaar via anet.be/irxxx > mijn bibliografie > publicatie aanmelden
8.1.1.1. Algemene opmerkingen
8.1.1.1.1. Workflow en het belang van lidmaatschappen
Standaard krijgt een record na aanmaak in de repository het lidmaatschap abno (=on hold). Dit betekent dat het record nog niet afgewerkt is. Een record met dit lidmaatschap is niet zichtbaar via de repository.
Het lidmaatschap abnotmp wordt toegekend aan output die door een onderzoeker wordt aangemeld. Dit lidmaatschap betekent dat de aanmelding nog niet is afgerond.
Records met status pending kunnen door onderzoeker verder worden afgewerkt door in de desktop naar het overzicht van pending publicaties te gaan. Als een onderzoeker de volledige wizard om output aan te melden heeft doorlopen dan verdwijnt het lidmaatschap abnotmp.
De indiender van de output ontvangt een bevestiging via de helpdesk. Het helpdesk ticket wordt toegewezen aan een repository beheerder die de aanmelding verder opvolgt door de metadata te vervolledigen via een deposit formulier of rechtstreeks in het catalografisch formulier.
Als het record is nagekeken en goedgekeurd moet het lidmaatschap abno vervangen worden door :
irxxx : item is in orde, mag geïndexeerd worden
irxxx;abxxx: item is in orde, mag geïndexeerd worden en het item is geproduceerd onder het adres van de hogeschool.
Note
xxx moet vervangen worden door repository id van hogeschool: hog, ehb, pxl, how, ahs)
Voor non-written output moet een extra lidmaatschap abaor toegevoegd worden.
Het lidmaatschap vervangen gebeurt via Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]
Note
Individuele auteurs willen vaak graag hun volledige bibliografie opnemen dus incl. publicaties uit een vorig professioneel leven. Die publicaties krijgen enkel lidmaatschap irxxx
8.1.1.1.2. Controleer op dubbele invoer
Indien doi, pubmed of titel reeds bestaat wordt onderzoeker of repository beheerder hierop geattendeerd. Extra aandacht is wel nodig bij invoer van titel, want enkel bij exact match wordt dubbel gedetecteerd.
8.1.2. Invoeren van een artikel
Scherm 1 :
Vink de gewenste optie aan waarvan je wil vertrekken en klik op registreer:
doi: Vul enkel het nummer in (vb. 10.1016/J.MICROC.2018.01.019). Dit begint steeds met 10. De metadata wordt opgehaald bij externe bronnen (Crossref, Pubmed) en kan in volgende schermen vervolledigd worden.
pubmed: vul een pubmed id. De metadadata wordt opgehaald in Pubmed en kan in de volgende schermen vervolledigd worden.
cloi: Dit is een unieke Brocade identifier. Deze begint steeds met c:irxxx: waarbij xxx staat voor de repository id van de hogeschool.
Kies deze optie als je wil verder werken aan een invoer waar je eerder mee bezig was.
Is de publicatie reeds afgewerkt kan je deze optie niet gebruiken. Wijzigingen moet je dan via het catalografisch formulier invoeren. Zie zie verder
Titel: Kies deze optie voor manuele invoer op basis van een titel.
Scherm 2 :
Van zodra je in het tweede scherm bent wordt er in de databank een record aangemaakt met een unieke lokale Brocade identifier. Je vindt de lokale identier van deze publicatie rechts bovenaan.
Vul de aangeboden velden zorgvuldig in, corrigeer velden indien nodig en klik op registreer.
Volgende velden worden aangeboden:
Titel: dit veld is altijd ingevuld. Je kan titel wel corrigeren
Abstract: Vul hier de samenvatting in.
Publicatietype: default is tijdschriftartikel, wijzig indien nodig.
Onderwerp: vink relevante onderwerpen aan
Departement / School of Arts: vink relevante departement aan
URL: Geef de url in als het artikel online te raadplegen is en de url duurzaam is. Bij voorkeur niet invullen als artikel via een doi link beschikbaar is.
DOI: vul het doi-nummer in
Familienaam, voornaam, auteursfunctie: Via het vergrootglas kan je zoeken of voor auteur een authority code beschikbaar is. Steeds gebruiken indien beschikbaar. Indien geen authority code beschikbaar dan gewoon als tekst invullen. Authority code eventueel aan te passen met lidmaatschap irxxx. Zie verder.
Referentie: vul details van het tijdschrift aan
Issn of titel van het tijdschrift: Geef het ISSN nummer van het tijdschrift, waarin de publicatie is verschenen. Indien niet voorhanden, geef de titel van het tijdschrift.
Datum van publicatie: verplicht veld
Fulltext: Laad een fulltext bestand
Caution
na opladen van de fulltext wordt het invulscherm herladen. Als het opladen goed is verlopen verschijnt de link naar het document.
Druk nogmaals op registreer om naar het laatste scherm te gaan
Scherm 3 :
Het derde scherm geeft een melding of alles correct werd geregistreerd of in het andere geval dat er fouten werden gevonden
Klik nogmaals op registratie om wizard af te sluiten.
Het volgende scherm biedt je de mogelijkheid om een nieuw item in te voeren of het net ingediende item verder af te werken in het catalografisch formulier.
Je open het record in de catalografie module door op de preview link te klikken.
8.1.3. Invoeren van een boek
Kies het geschikte formulier en vertrek op basis van :
titel : Kies deze optie voor manuele invoer op basis van een titel
cloi : (Dit is een unieke Brocade identifier. Deze begint steeds met c:irxxx: waarbij xxx staat voor de repository id van de hogeschool.)
Kies deze optie als je wil verder werken aan een invoer waar je eerder mee bezig was.
Is de publicatie reeds afgewerkt kan je deze optie niet gebruiken. Wijzigingen moet je dan via het catalografisch formulier invoeren. Zie zie verder
doi
pubmed
De aangeboden velden zijn gelijkaardig als een artikel. Voor boeken is er het volgende extra voorzien :
Impressum: uitgever, plaats van uitgave, jaar (verplicht)
Paginering: geef hier het totaal aantal pagina's gevolgd door p. vb. 192 p.
Reeks
ISBN nummer: probeer dit altijd in te vullen.
Publicatietype
Fulltext: Laad een fulltext bestand op als dit vrij beschikbaar mag worden gesteld.
Caution
Na het opladen van de fulltext wordt het invulscherm herladen. Als het opladen goed is verlopen verschijnt de link naar het document.
Druk nogmaals op registreer om naar het laatste scherm te gaan (zie eerder)
8.1.4. Invoeren van een hoofdstuk
Gelijkaardig aan het invoeren van een boek. Volgende velden zijn specifiek voor hoofdstukken :
Begin- en eindpagina
Titel van het boek
ISBN hoofdstuk : probeer dit altijd in te vullen
8.1.5. Invoeren van non-written output
Gelijkaardige aan vorige formulieren. Speciale aandacht is hier voor :
Publicatietypes
Auteursfuncties
De types en auteursfuncties die worden aangeboden liggen in lijn van wat werd afgesproken met verschillende Vlaamse hogere onderwijsinstellingen met een kunstopleiding.
Caution
non-written output records moeten in het catalografie formulier worden aangevuld met specifieke metadata. Zie zie verder
8.2. Handleiding metadatabeheer
De metadata van een record dat werd aangemaakt via een deposit formulier moet aangevuld en gevalideerd worden in het catalografisch formulier.
Open een record in het catalografisch formulier:
via de Brocade taakbalk
Geef Brocade identifier (c:irkmska:xxxx) in en klik op enter.
via Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]
Note
In het catalografie formulier heb je verschillende rubrieken. Onderstaande rubrieken zijn relevant voor de repository en kunnen of moeten gewijzigd worden door de repository beheerder of medewerker.
8.2.1. Lidmaatschappen
Een record in Brocade kan gelabeled worden d.m.v. lidmaatschappen. Een record kan 1 of meerdere lidmaatschappen hebben
abno :
Betekenis: item is in status 'pending'
Dit lidmaatschap wordt automatisch toegekend aan elk record dat wordt aangemaakt via een deposit formulier.
Records met dit lidmaatschap worden beschouwd als onafgewerkt en zijn niet publiek beschikbaar.
irxxx :
Betekenis : item is in orde, mag geïndexeerd worden
Als de metadata zijn aangevuld en gecorrigeerd, moet het lidmaatschap abno vervangen worden door irxxx
Note
vervang xxx door repository id van hogeschool: hog, ehb, pxl, how, ahs)
abxxx :
Betekenis : item vermeld het adres van de hogeschool
Gebruik dit lidmaatschap steeds in combinatie met het lidmaatschap 'irxxx' om aan te duiden dat de output geschreven of gemaakt is tijdens periode dat men terwerkgesteld is aan de hogeschool.
Dit lidmaatschap niet gebruiken voor output geschreven of gemaakt in een periode dat men niet tewerkgesteld was aan de hogeschool.
abaor
Betekenis: item behoort de categorie non-written output
Caution
Lidmaatschap is verplicht voor non-written output.
Gebruik dit lidmaatschap in combinatie met 'irxxx' en/of 'abxxx'
Na toekennen van het lidmaatschap 'abaor' worden er extra metadatavelden aangeboden.
8.2.2. Titel
Verplicht veld.
Voor titels met wetenschappelijke en wiskundige formules kan je gebruik maken van het wetenschappelijk toetsenbord. Met het wetenschappelijk toetsenbord kan je volgende speciale tekens oproepen : superscripts en subscripts via 's', mathematische symbolen via 'm', griekse letters onder 'g'. De optie om een toetsenbord te wisselen is voorzien in de Brocade werkbalk.
Een ondertitel wordt gescheiden van de hoofdtitel door spatie dubbelepunt spatie
8.2.3. Auteurs
Verplicht veld.
Voor elke auteur van een hogeschool moet een authority record van type P (Persoonsnaam) bestaan
In het eindgebruikerrecord (e-loi) van een geauthoriseerde auteur moet in de rubriek 'institutional repository' de authoritycode gekoppeld zijn.
Geauthoriseerde auteurs worden in het auteursveld van een record opgenomen met de relvante verwijzingsterm uit het authority record. Niet-geauthoriseerde auteurs worden als tekst opgenomen.
Verwijzingstermen zijn de verschillende naamsvormen die door een auteur worden gebruikt. (zie verder)
Is er een hogeschool auteur niet met een authority code geregistreerd dan zoek je een authority code op via het vergrootglas.
Noteer bij elke auteur een auteursfunctie of rol.
Volgende auteursfuncties/rollen zijn toegelaten
Code |
Verwoording |
|---|---|
act |
acteur |
arc |
architect |
aut |
Primaire auteur |
chr |
choreograaf |
cmp |
componist |
cnd |
dirigent |
cng |
cameraman |
com |
Compilator |
ctb |
Medewerker |
cur |
curator van een tentoonstelling |
drt |
regisseur |
edt |
Editor |
lsa |
landschapsarchitect |
orm |
organisator |
oth |
andere |
pht |
fotograaf |
pro |
producent |
ths |
Promotor |
trl |
Vertaler |
zai |
interior architect |
zat |
Sound artist |
zdc |
Product designer |
zdg |
game designer |
zdi |
interaction designer |
zdp |
graphic designer |
zdu |
urban designer |
zed |
educator |
zmp |
Music performer |
zmv |
multifunctioneel verantwoordelijke |
zphd |
Promotor |
zta |
therapist |
zva |
visual artist |
voorbeeld:
Klopt de volgorde niet van de auteurs dan kan je auteur verslepen naar de juiste plaats
Bestaat er nog geen authority code voor een auteur, dan moet deze aangemaakt. Dit gebeurt automatisch via DOSP integratie.
8.2.4. Impressum
In het impressum veld kan je informatie noteren over:
het jaar van uitgave
de plaats van uitgave
uitgever
Jaar moet altijd ingevuld zijn.
8.2.5. Collatie
In de collatievelden worden fysieke kenmerken van een document beschreven. De relevante collatievelden verschillen per type output.
8.2.5.1. Boek:
Altijd het aantal pagina's opnemen in het veld 'omvang'. Bv. een publicatie met 7 bladzijden krijgt in het collatieveld 'omvang' de waarde 7 p.
8.2.5.2. Hoofdstuk uit een boek:
Beginpagina en eindpagina altijd op te nemen.
8.2.5.3. Artikel:
Volumenummer : Bij doorlopende nummering zonder volumeaanduiding wordt hier het nummer ingevuld.
Jaar : De vermelding van de jaargang.
Nummer
Beginpagina
Eindpagina
8.2.6. Annotatie
Toegelaten annotatietypes:
alg: algemene annotatie
bseries: titel van de reeks waartoe een boek behoort.
Opmaak van de annotatie:
Bij boeken en bij hoofdstukken uit boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr. Voorbeeld: World transport research ; 15
Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr. Voorbeeld: Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23
btitle: titel en auteur van het boek waaruit het hoofdstuk komt. Auteursnaam in de vorm familienaam, (voorvoegsel,) voornaam
Opmaak van de annotatie:
Titel / familienaam, (voorvoegsel,) voornaam [auteursfunctie]
Bij meer dan één auteur: voeg ; e. a. toe
Afgekorte auteursfuncties: edit. (editor), comp. (compilator)
Voorbeeld:
type annotatie: btitle
inhoud van de annotatie: Zwanze, fantaisie & burlesque : de Louis Ghémar à James Ensor / Cariaux, V. [edit.]
jtitle: titel van het tijdschrift waaruit het artikel komt.
Voorbeeld:
type annotatie: jtitle
inhoud van de annotatie: Antwerp Royal Museum Annual
8.2.6.1. Conference papers/proceedings/posters
Voor conference papers/posters wordt een annotatie van type btitle aangemaakt. Daarin worden naam, datum, jaar, stad, land van het congres ingevoerd.
Voorbeeld:
type annotatie: btitle
inhoud van de annotatie: Architectural research addressing societal challenges : proceedings of the EAAE ARCC 10th International Conference (EAAE ARCC 2016), 15-18 June, 2016, Lisbon, Portugal
8.2.7. Bibliografisch nummer
Noteer altijd het bibliografisch nummer met het juiste type. Volgende types zijn beschikbaar:
ISBN: voor boeken en hoofdstukken.
Gebruik voor boeken het type ISBN-10 of ISBN-13
Gebruik voor hoofdstukken het type 'ISBN-hoofdstuk'
'ISSN-artikel uit tijdschrift': voor tijdschriftartikesl
DOI: Bij het registreren van de DOI worden kleine letters altijd omgezet naar hoofdletters.
Voorbeeld: :class: samplestyle
in de publicatie: 10.1002/ieam.1832
in Brocade: 10.1002/IEAM.1832
Article Reference: toe te voegen als het voorkomt. Het article reference nummer, een identificatienummer dat sommige uitgevers toekennen aan e-only artikels
ISI: unieke identifier van Web of Science. Ook gekend als UT code.
8.2.8. Inhoud
8.2.8.1. abstract
Type: korte inhoud
Inhoud: abstract intikken of plakken
Taal: taal van de tekst
Mime type: txt
Inline: aanvinken
Toegangscode: standaardwaarde xxx ongewijzigd laten
URL type: text
8.2.8.2. DOI
De DOI wordt altijd opgenomen indien hij gekend is. Artikels in wetenschappelijke tijdschriften hebben bijna altijd een DOI.
Type: einfo
Inhoud: enkel het doi nummer invullen, niet de volledige url (vb. 10.1002/IEAM.1832)
Taal: universeel
Mime type: html
Toegangscode: standaardwaarde xxx ongewijzigd laten
URL type: DOI
8.2.8.3. URL
Opletten met het registreren. URL's zijn niet altijd duurzaam. Bij twijfel niet opnemen.
Type: einfo
Taal: universeel
Mime type: html
Toegangscode: standaardwaarde xxx ongewijzigd laten
url-type: url-ir
Caution
Indien er een correcte DOI is, is een URL overbodig.
8.2.8.4. Full-text documenten
Type: einfo
Inhoud: steeds een waarde die start met d:irxxx (niet zelf aan te vullen)
Taal: universeel
Mime type: afhankelijk van het type document (pdf? Docx?…)
Toegangscode: standaardwaarde irxxx laten staan.
Als het document open access is, dan wordt de toegangscode irxxx vervangen door xxx
Versie: wijzig naar uitgeversversie als het om een open access publicatie gaat die ook beschikbaar is op de site van de uitgever.
URL type: dloixxx
Controleer na registratie steeds de hyperlink voor het document.
8.2.9. Onderwerpen
8.2.9.1. Publicatietype
De code voor het relevante publciatietype wordt in het onderwerp veld genoteerd. Dit gebeurt bij het invullen van het deposit formulier. Bij een verkeerde registratie kan de code hier aangepast worden.
8.2.10. Projectinfo
Vul hier de identifier van het project waaraan de publicatie is gerelateerd. Identifiers van projecten hebben steeds de vorm pr:xxx:xxxxx
8.2.11. Onderzoeksgroep
Vul hier de identifier van de onderzoeksgroep/organisatie waaraan de publicatie is gerelateerd. Identifiers van projecten hebben steeds de vorm or:xxx:xxx
8.2.12. Research context
Enkel van toepassing voor non-written output
8.2.13. Peer review groep
Enkel van toepassing voor non-written output