7. Deposit form : instructie voor de catalograaf (UA)

Publicaties en andere ouderzoeksoutput die worden aangemeld via de repository depositformulieren krijgen een status 'Pending' en moeten worden gevalideerd. Na validatie worden de publicaties toegevoegd aan de academische bibliografie van de betrokken auteurs.

Naast de vertrouwde toepassing van de Regels voor het beschrijven van de academische bibliografie (UA) bestaat de validatie door de catalograaf uit volgende werkzaamheden:

7.1. Controleer taal van de inhoud

De taal van de inhoud wordt automatisch bepaald, maar het algoritme is niet feilloos.

7.2. Controleer opgeladen bestanden

Controleer de versie van het opgeladen document. Mogelijke fouten:
- Een open access uitgeversversie is als auteursversie opgeladen.
  
  Oplossing:
  
  wijzig de versie in de rubriek inhoud naar uitgeversversie selecteer het urltype dat verwijst naar de creative commons licentie. Indien geen cc-licentie, gebruik urltype 'dloicopyright'. Zie waarschuwing.
- Een closed uitgeversversie is als open access uitgeversversie opgeladen.
  
  Oplossing :
  - Download en bewaar het bestand lokaal
  - Open de dloi uit rubriek e-info via het datadriven menu. Vink de optie schrappen aan in dloi en registreer.
  - Verwijder de dloi (d:irua:xxx) uit de rubriek e-info en registreer.
  - Laad bestand opnieuw op via het formulier 'bestand opladen' met optie 'uitgeversversie closed access'.
- Een auteursversie is als uitgeversversie opgeladen.
  - Oplossing :
    
    Indien urltype niet iruaauth2 is volstaat het om versie te wijzigen naar auteursversie, urltype naar dloi en embargo te zetten conform de Belgische OA wet.
    
    Indien urltype iruaauth2 is:
    
    Download en bewaar het bestand lokaal
    
    Open de dloi uit rubriek e-info via het datadriven menu. Vink de optie schrappen aan in dloi en registreer.
    
    Verwijder de dloi (d:iruauth2:xxx) uit de rubriek e-info en registreer.
    
    Opnieuw opladen als auteursversie met correcte embargodatum.
- Bestandsformaat is doc(x)
  
  Vervang bestand (zie verder)
Embargoperiode toekennen aan auteursversies.

Open record in bibrec en pas embargodatum door er één te kiezen die het dichtst in de buurt komt van embargodatum die bij wet mag worden toegepast. Bij twijfel of publicatie tot STM of SHW discipline behoort kan je tijdschrift categorie in Web of Science als leiddraad nemen. Indien geen embargo van toepassing is wijzig de toegangscode van irua naar ua
Controle op copyright policy

Toegangscode voor opgeladen open access uitgeversversies wijzigen van irua naar ua. Indien er een creative commons licentie van toepassing dan moet het overeenstemmende urltype worden gebruikt. (dloiccby, ....) en license veld worden ingevuld. Voor open access uitgeversversies zonder creative commons license wordt urltype dloicopyright gebruikt.

Note

Indien een publicatie reeds gevalideerd is kunnnen nadien nog bestanden worden opgeladen via het formulier Bestanden opladen

Caution

Wijzig nooit het urltype voor intranet (iruaauth, iruaauth2) naar een open access urltype (irua, dloi, dloiccyby, ...). Opnieuw opladen via het oplaadformulier.

7.3. Vervang of verwijder opgeladen bestanden

Opgeladen bestanden worden opgeslagen in docman. Elk opgeslagen bestand heeft een unieke docpath verwijzing.

Vanuit een cloi kan je naar de docpath toepassing door het aanklikken van het veer icoon

Hier kan je een nieuwe versie van een bestand opladen. Het bestandsformaat speelt hierbij geen rol. Je kan bijvoorbeeld een docx door een pdf vervangen.

Om te vervangen

Vink bij acties de optie laad een nieuwe versie op met label en kies a om de actuele versie van een bestand te vervangen.
Om te verwijderen

Vink schrap aan

Hetzelfde resultaat kan je bereiken door de dloi (d:irua:xxx) te openen (via datadriven menu)

Om te verwijderen

Vink bij bewerkingen de optie schrappen aan en registreer
Om te vervangen

Klik bij de rubriek lokalisatie het veertje aan en vink bij acties de optie laad een nieuwe versie op met label en kies a om de actuele versie van een bestand te vervangen.

7.4. Inhoudsveld url-ir

Indien een inhoudsveld van het type url-ir werd geregistreerd mag deze verwijderd worden. De url mag behouden worden indien deze gestructureed is en open access toegang biedt tot de publicatie die niet via de repository geregeld kan worden.

7.5. Verwerk infoveld voor titelbeschrijvers

infoveld ‘IRFORM’. Bevat gegevens die zijn aangemeld, maar niet onmiddellijk in juiste veld worden geplaatst omdat controle nodig is.
- Relatie dp (dataset-publicatie) : Indien correct effectief de relatie dp leggen naar de aan een dataset verbonden publicatie
- Europese projecten : indien contractnummers van projecten werden geregistreerd, contractnummer opzoeken en registreren, vervolgens optie openAire aanvinken
- GPRC: indien aangevinkt, cloi aan repository medewerker Anet bezorgen
- uaadres : indien ja werd aangevinkt en alle andere voorwaarden voor opname in de academische bibliografie in orde zijn, lidmaatschap abua toekennen
infoveld 'e:UA:123456'. Bevat opmerkingen die door eindgebruiker (de aanmelder) zijn meegestuurd en die relevant zijn voor een correcte registratie

7.6. Corrigeer auteursvolgorde en functies

Controleer en corrigeer op basis van de auteursvolgorde die op de paper wordt vermeld.
De auteursfunctie staat standaard op primaire auteur. Pas aan indien nodig.
Indien van toepassing : vervang auteursnamen door authority code

7.7. Annotaties

Verwijder annotatie jtitle indien een relatie irat naar een tijdschrift werd gelegd
Verwijder annotatie bitle indien een relatie naar een boek werd gelegd

7.8. Wijzig lidmaatschappen

Na validatie en indien gegevens correct zijn: vervang lidmaatschap abno door irua
Lidmaatschap abua : zie toelichting bij de rubriek infoveld voor titelbeschrijvers

7.9. Editors bij hoofdstukken

Vul aan indien niet editors niet werden vermeld in het formulier

7.10. Opvolging helpdesk berichten

Na het versturen van het formulieren krijgt de onderzoeker een bericht van de helpdesk. Dit bericht wordt toegekend aan een helpdeskmedewerker. Vink de optie E-mail versturen aan afzender bij statusverandering uit indien je bericht doorgeeft aan een andere executive. Na afwerking bericht status wijzigen naar Behandeld, niet opslaan in FAQ en kort antwoord sturen dat publicatie is toegevoegd aan de academische bibliografie.

Indien onderzoeker bijkomende informatie of bestanden moet bezorgen kan dit via helpdesk verder opgevolgd worden.