3. Regels voor beheer van een institutional repository - CRIS systeem voor KMSKA
Deze nota bevat
de richtlijnen voor het invoeren research output
de richtlijnen voor het invoeren van projecten
de richtlijnen voor het invoeren van organisaties/onderzoeksgroepen
de catalografie-handleiding voor het regelwerk irkmska
3.1. Invoeren van research output
3.1.1. Algemene opmerkingen
3.1.1.1. Workflow en het belang van lidmaatschappen
Standaard heeft een record na aanmaak in de repository het lidmaatschap abno (=ab on hold). Dit betekent dat het record nog niet afgewerkt is en dat het ook nog niet publiek beschikbaar wordt gemaakt.
Als record wordt nagekeken en in orde is, moet het lidmaatschap abno vervangen worden door
irmska : item is in orde, mag geïndexeerd worden
irkmska;abkmska : item is in orde, mag geïndexeerd worden en het item is geproduceerd onder het adres van kmska.
Voor non-written output moet een extra lidmaatschap abaor toegevoegd worden. Indien dit lidmaatschap ontbreekt stromen non-written output items niet door naar FRIS.
Het lidmaatschap vervangen gebeurt via Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]
Note
Individuele auteurs willen vaak graag hun volledige bibliografie opnemen dus incl. publicaties uit een vorig professioneel leven. Die publicaties krijgen enkel lidmaatschap irkmska.
3.1.2. Gebruik van depositformulieren
De formulieren voor het invoeren van research output zijn beschikbaar via het Brocade menu 'Institutional repository'.
Nieuw/bewerk IR record [link]
Kies een formulier afhankelijk van het objecttype dat je wil invoeren.
Formulieren kunnen verdeeld zijn over meerdere webpagina's of schermen. Klik op registreer om naar een volgende pagina te gaan. In het laatste scherm is het belangrijk dat de wizard wordt afgesloten door op de button 'voltooien' te klikken.
Na het invullen van de formulieren wordt een catalografisch record aangemaakt in de databank. Dit kan je verder afwerken in Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]. De handleiding voor de catalografie is verder in deze tekst opgenomen.
3.1.2.1. Invoeren van een artikel
Scherm 1 :
vink de gewenste optie aan waarvan je wil vertrekken en klik op registreer:
Doi: als je doi aanvinkt, moet je een doi nummer invullen (vb. 10.1016/J.MICROC.2018.01.019). Vul enkel het nummer in. Dit begint steeds met 10. Voordeel van deze werkwijze is dat informatie wordt opgehaald bij externe bronnen en dat meeste velden automatisch worden ingevuld.
Cloi: Dit is een unieke Brocade identifier. Voor kmska begint deze steeds met c:irkmska: Kies deze optie als je wil verder werken aan een invoer waar je eerder mee bezig was.
Is de publicatie reeds afgewerkt kan je deze optie niet gebruiken. Wijzigingen moet je dan via het catalografisch formulier invoeren (zie verder)
Titel: Kies deze optie als je de invoer van scratch wil doen.
Web of Science: Kies dit type als je de de Web of Science identifier kent. Dit biedt dezelfde voordelen als invoeren vertrekken van doi. Een Web of Science id bestaat altijd uit 15 karakters (voorbeeld: 000428103000027)
Scherm 2 :
Vanaf het tweede scherm start je met het invullen van metadata.
Vul de velden zorgvuldig in, corrigeer velden indien nodig en klik op registreer.
Van zodra je in het tweede scherm bent wordt er in de databank een record aangemaakt met een unieke lokale Brocade identifier. Je vindt de lokale identier van deze publicatie rechts bovenaan.
Volgende velden worden aangeboden:
Titel: dit veld is altijd ingevuld. Je kan titel wel corrigeren
Abstract: Vul hier de samenvatting in.
URL: Geef de url in als het artikel online te raadplegen is en de url duurzaam is. Indien er een doi link naar het artikel is, laat je het veld url leeg.
DOI: vul het doi-nummer in
Familienaam, voornaam, auteursfunctie: Spreekt voor zich. Via het vergrootglas kan je zoek of voor kmska auteur een authority code beschikbaar is. Steeds gebruiken indien beschikbaar. Indien geen authority code beschikbaar dan gewoon als tekst invullen. Authority code eventueel aan te passen met lidmaatschap irkmska. Zie verder.
Referentie: vul details van het tijdschrift aan
Issn of titel van het tijdschrift: Geef het ISSN nummer van het tijdschrift, waarin de publicatie is verschenen. Indien niet voorhanden, geef de titel van het tijdschrift.
Datum van publicatie: altijd in te vullen, is een verplicht veld
Publicatietype: default is tijdschriftartikel, wijzig indien nodig.
Fulltext: Laad een fulltext bestand op als dit vrij beschikbaar mag worden gesteld.
Caution
na opladen van de fulltext wordt het invulscherm herladen. Als het opladen goed is verlopen verschijnt de link naar het document.
Druk nogmaals op registreer om naar het laatste scherm te gaan
Scherm 3 :
Het derde scherm geeft je melding of alles correct werd geregistreerd of in het andere geval dat er fouten werden gevonden
Klik nogmaals op registratie om wizard af te sluiten.
Het volgende scherm biedt je de mogelijkheid om een nieuw item in te voeren of het net ingediende item verder af te werken in de catalografie module.
Je open het record in de catalografie module door op de preview link te klikken.
3.1.2.2. Invoeren van een boek
Kies het geschikte formulier en vertrek op basis van :
Titel
Cloi (als je verder wil werken aan een niet afgewerkte registratie)
Doi
Omdat boeken minder over een doi nummer beschikken, zal de meeste invoer van scratch vertrekken door het ingeven van een titel.
De aangeboden velden zijn gelijkaardig als een artikel. Voor boeken is er het volgende extra voorzien :
Paginering: geef hier het totaal aantal pagina's gevolgd door p. vb. 192 p.
Reeks
ISBN nummer: probeer dit altijd in te vullen.
Publicatietype
Fulltext: Laad een fulltext bestand op als dit vrij beschikbaar mag worden gesteld.
Note
Na het opladen van de fulltext wordt het invulscherm herladen. Als het opladen goed is verlopen verschijnt de link naar het document. Druk nogmaals op registreer om naar het laatste scherm te gaan (zie eerder)
3.1.2.3. Invoeren van een hoofdstuk
Gelijkaardig aan het invoeren van een boek. Volgende velden zijn specifiek voor hoofdstukken :
Begin- en eindpagina
Titel van het boek
ISBN hoofdstuk : probeer dit altijd in te vullen
3.1.2.4. Invoeren van non-written output
Gelijkaardige aan vorige formulieren. Speciale aandacht is hier voor :
Publicatietypes
Auteursfuncties
De types en auteursfuncties die worden aangeboden ligt in lijn van wat werd afgesproken met verschillende Vlaamse hogere onderwijsinstellingen met een kunstopleiding.
Caution
records moeten in het catalografie formulier worden aangevuld met FRIS metadata. Zie zie verder
3.1.2.5. Aandachtspunten voor FRIS compliancy
Enkel publicaties die voldoen aan de FRIS business rules kunnen doorstromen naar FRIS. Er kan te alle tjden een lijst opgevraagd worden van items waar nog aanpassingen nodig zijn.
Naast de metadata in een c-loi zullen ook de gerelateerde entiteiten personen, organisaties en projecten aan de FRIS business rules moeten voldoen
3.1.3. Catalografie-handleiding irkmska
Open record in het catalografie formulier :
via de Brocade taakbalk
Geef Brocade identifier (c:irkmska:xxxx) in en klik op enter.
via Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]
Note
In het catalografie formulier heb je verschillende rubrieken. Onderstaande rubrieken zijn relevant voor de repository en kunnen of moeten gewijzigd worden door de repository beheerder of medewerker.
3.1.3.1. Lidmaatschappen
Een record in Brocade kan gelabeled worden d.m.v. lidmaatschappen. Een record kan 1 of meerdere lidmaatschappen hebben
abno :
Betekenis: item is in status 'pending'
Dit lidmaatschap wordt automatisch toegekend aan elk record dat wordt aangemaakt via een deposit formulier.
Records met dit lidmaatschap worden beschouwd als onafgewerkt en zijn niet publiek beschikbaar.
irkmska :
Betekenis : item is in orde, mag geïndexeerd worden
Als de metadata zijn aangevuld en gecorrigeerd, moet het lidmaatschap abno vervangen worden door irmska
abkmska :
Betekenis : item vermeld het adres van KMSKA
Gebruik dit lidmaatschap steeds in combinatie met het lidmaatschap 'irkmska' om aan te duiden dat de output geschreven of gemaakt is tijdens periode dat men terwerkgesteld is aan KMSKA.
Dit lidmaatschap niet gebruiken voor output geschreven of gemaakt in een periode dat men niet tewerkgesteld was aan KMSKA.
abaor
Betekenis: item behoort de categorie non-written output
Caution
Lidmaatschap is verplicht voor non-written output.
Gebruik dit lidmaatschap in combinatie met 'irkmska' en/of 'abkmska'
Na toekennen van het lidmaatschap 'abaor' worden er extra metadatavelden aangeboden.
Metadata voor 'research context' en 'discipline panel' zijn verplicht in te vullen om te voldoen aan FRIS business rules.
3.1.3.2. Auteurs
Voor elke KMSKA auteur moet een authority record van type P (Persoonsnaam) bestaan
In het eindgebruikerrecord (e-loi) van een KMSKA auteur moet in de rubriek 'institutional repository' de authoritycode gekoppeld zijn.
KMSKA auteurs worden in het auteursveld van een record opgenomen met de relvante verwijzingsterm uit het authority record. Niet-KMSKA auteurs worden als tekst opgenomen.
Verwijzingstermen zijn de verschillende naamsvormen die door een auteur worden gebruikt. (zie verder)
Is er een KMSKA auteur niet met een authority code geregistreerd dan zoek je een authority code op via het vergrootglas.
Noteer bij elke auteur een auteursfunctie of rol.
Volgende auteursfuncties/rollen zijn toegelaten
Code |
Verwoording |
|---|---|
act |
acteur |
arc |
architect |
aut |
Primaire auteur |
chr |
choreograaf |
cmp |
componist |
cnd |
dirigent |
cng |
cameraman |
com |
Compilator |
ctb |
Medewerker |
cur |
curator van een tentoonstelling |
drt |
regisseur |
edt |
Editor |
lsa |
landschapsarchitect |
orm |
organisator |
oth |
andere |
pht |
fotograaf |
pro |
producent |
ths |
Promotor |
trl |
Vertaler |
zai |
interior architect |
zat |
Sound artist |
zdc |
Product designer |
zdg |
game designer |
zdi |
interaction designer |
zdp |
graphic designer |
zdu |
urban designer |
zed |
educator |
zmp |
Music performer |
zmv |
multifunctioneel verantwoordelijke |
zphd |
Promotor |
zta |
therapist |
zva |
visual artist |
voorbeeld:
Klopt de volgorde niet van de auteurs dan kan je auteur verslepen naar de juiste plaats
Bestaat er nog geen authority code voor een auteur, dan moet deze aangemaakt via Authority controle - Nieuw/bewerk authority record [link]. Vink type 'P' aan en klik op bewerk.
Verplichte elementen :
vink aan lidmaatschap 'Institutinal repository KMSKA'
hoofdvorm en eventueel verwjzigingstermen
attribuut van type VABB_ID : waarde begint steeds met
kmska_gevolgd door de numerieke code van het authority record . vb.kmska_92078224relatie met VODS code : Vlaamse onderzoeksdisciplinecode van minstens niveau 4 (8 digits) is FRIS business rule
de authority code moet voorkomen bij een organisatie (vb. or:kmska:2). Zie verder
Caution
indien de authority code gekoppeld is aan een child organisme (vb. or:kmska:2) mag dezelfde authority code niet gebruikt worden bij de parent. (or:kmska:1)
Aanbevolen element :
attribuut van type ORCID (aanbevolen)
3.1.3.3. Impressum
In het impressum veld kan je informatie noteren over:
het jaar van uitgave
de plaats van uitgave
uitgever
Jaar moet altijd ingevuld zijn.
3.1.3.4. Collatie
In de collatievelden worden fysieke kenmerken van een document beschreven. De relevante collatievelden verschillen per type output.
3.1.3.4.1. Boek:
Altijd het aantal pagina's opnemen in het veld 'omvang'. Bv. een publicatie met 7 bladzijden krijgt in het collatieveld 'omvang' de waarde 7 p.
3.1.3.4.2. Hoofdstuk uit een boek:
Beginpagina en eindpagina altijd op te nemen.
3.1.3.4.3. Artikel:
Volumenummer : Bij doorlopende nummering zonder volumeaanduiding wordt hier het nummer ingevuld.
Jaar : De vermelding van de jaargang.
Nummer
Beginpagina
Eindpagina
3.1.3.5. Annotatie
Toegelaten annotatietypes:
alg: algemene annotatie
bseries: titel van de reeks waartoe een boek behoort.
Opmaak van de annotatie:
Bij boeken en bij hoofdstukken uit boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr. Voorbeeld: World transport research ; 15
Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr. Voorbeeld: Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23
btitle: titel en auteur van het boek waaruit het hoofdstuk komt. Auteursnaam in de vorm familienaam, (voorvoegsel,) voornaam
Opmaak van de annotatie:
Titel / familienaam, (voorvoegsel,) voornaam [auteursfunctie]
Bij meer dan één auteur: voeg ; e. a. toe
Afgekorte auteursfuncties: edit. (editor), comp. (compilator)
Voorbeeld:
type annotatie: btitle
inhoud van de annotatie: Zwanze, fantaisie & burlesque : de Louis Ghémar à James Ensor / Cariaux, V. [edit.]
jtitle: titel van het tijdschrift waaruit het artikel komt.
Voorbeeld:
type annotatie: jtitle
inhoud van de annotatie: Antwerp Royal Museum Annual
3.1.3.5.1. Conference papers/proceedings/posters
Voor conference papers/posters wordt een annotatie van type btitle aangemaakt. Daarin worden naam, datum, jaar, stad, land van het congres ingevoerd.
Voorbeeld:
type annotatie: btitle
inhoud van de annotatie: Architectural research addressing societal challenges : proceedings of the EAAE ARCC 10th International Conference (EAAE ARCC 2016), 15-18 June, 2016, Lisbon, Portugal
3.1.3.6. Bibliografisch nummer
Afhankelijk van het publicatietype noteer je de volgende bibliografische nummers
ISBN voor boeken en hoofdstukken.
Gebruik voor boeken het type ISBN-10 of ISBN-13
Gebruik voor hoofdstukken het type 'ISBN-hoofdstuk'
'ISSN-artikel uit tijdschrift' voor tijdschriftartikesl
DOI. Bij het registreren van de DOI worden kleine letters altijd omgezet naar hoofdletters.
Voorbeeld: :class: samplestyle
in de publicatie: 10.1002/ieam.1832
in Brocade: 10.1002/IEAM.1832
Article Reference: toe te voegen als het voorkomt. Het article reference nummer, een identificatienummer dat sommige uitgevers toekennen aan e-only artikels
3.1.3.7. Inhoud
3.1.3.7.1. abstract
Type: korte inhoud
Inhoud: abstract intikken of plakken
Taal: taal van de tekst
Mime type: txt
Inline: aanvinken
Toegangscode: standaardwaarde kmska ongewijzigd laten
URL type: text
3.1.3.7.2. DOI
De DOI wordt altijd opgenomen indien hij gekend is. Artikels in wetenschappelijke tijdschriften hebben bijna altijd een DOI.
Type: einfo
Inhoud: enkel het doi nummer invullen, niet de volledige url (vb. 10.1002/IEAM.1832)
Taal: universeel
Mime type: html
Toegangscode: standaardwaarde kmsk ongewijzigd laten
URL type: DOI
3.1.3.7.3. URL
Opletten met het registreren. URL's zijn niet altijd duurzaam. Bij twijfel niet opnemen.
Type: einfo
Taal: universeel
Mime type: html
Toegangscode: standaardwaarde kmska ongewijzigd laten
url-type: url-ir
Caution
Indien er een correcte DOI is, is een URL overbodig.
3.1.3.7.4. Full-text documenten
Type: einfo
Inhoud: steeds een waarde die start met d:irkmska (niet zelf aan te vullen)
Taal: universeel
Mime type: afhankelijk van het type document (pdf? Docx?…)
Toegangscode: standaardwaarde irkmska laten staan.
Als het document open access is, dan wordt de toegangscode irkmska vervangen door kmska
Versie: wijzig naar uitgeversversie als het om een open access publicatie gaat die ook beschikbaar is op de site van de uitgever.
URL type: dloikmska
Controleer na registratie steeds de hyperlink voor het document.
3.1.3.8. Onderwerpen
3.1.3.8.1. VLaamse onderzoeksdiscipline standaard (VODS)
Voorbeeld: Conservation-restoration science not elsewhere classified [06040699]
Maak in het onderwerpsveld gebruik van de ‘lookup’ ('vergrootglas icoon) om de juiste code te vinden en filter het resultaat op ‘Vlaamse onderzoeksdiscipline standaard’. Kopieer de juiste code en plak deze in het onderwerpsveld.
Caution
De VODS classificatie is Engelstalig
3.1.3.8.2. Publicatietype
De code voor het relevante publciatietype wordt in het onderwerp veld genoteerd. Dit gebeurt bij het invullen van het deposit formulier. Bij een verkeerde registratie kan de code hier aangepast worden.
3.1.3.9. Projectinfo
Vul hier de identifier van het project waaraan de publicatie is gerelateerd. Identifiers van projecten hebben steeds de vorm pr:kmska:xxxxx
Het aanmaken van projecten wordt verder beschreven
3.1.3.10. Onderzoeksgroep
Vul hier de identifier van de onderzoeksgroep/organisatie waaraan de publicatie is gerelateerd. Identifiers van projecten hebben steeds de vorm or:kmska:xxx
Het aanmaken van onderzoeksgroepen wordt verder beschreven
Caution
Een publicatie moet gerelateerd zijn aan een onderzoeksgroep (organisme) waartoe de interne auteurs behoren.
3.1.3.11. Research context
Enkel van toepassing voor non-written output
3.1.3.12. Peer review groep
Enkel van toepassing voor non-written output
3.2. Invoeren/wijzigen van projecten
Het aanmaken of wijzigen van een project gebeurt via Nieuw/bewerk project [link]
Voor een projectbeschrijving zijn er verschillende rubrieken. Sommige velden zijn verplicht en moeten voldoen aan een aantal criteria.
Bijvoorbeeld : in de rubriek algemeen is het veld 'Identificatienr (intern)' verplicht.
3.2.1. Namen
3.2.1.1. Benaming
Verplicht. Titel van het project in Nederlands en Engels.
3.2.1.2. Scope
Abstract van het project. Vul ook velden voor de taalvarianten in. Scope (N), ...
Een Engelstalige abstract is verplicht (FRIS BR)
Een Nederlandstalige abstract is verplicht als er Vlaamse financiering is (FRIS BR)
3.2.2. Algemeen
3.2.2.1. Identificatienr (intern)
Verplicht. Nummer moet uniek zijn
3.2.2.2. Label
Vul een gepast label in
3.2.2.3. Startdatum en Einddatum
Verplicht voor FRIS
3.2.3. Contract gegevens
3.2.3.1. Contract id:
Contract worden beheerd in een gerelateerd record.
Bij nieuwe contract moet een nieuw contract worden aangemaakt via Nieuw/bewerk contract [link]
3.2.4. Funder gegevens
3.2.4.1. Funder id:
Gebruik een verwizijng naar een FRIS funder code.(vb. fu:fris:111)
Maak gebruik van de lookup functie om de juiste code te zoeken.
3.2.5. Betrokken organismen:
3.2.5.1. Identificatie
Koppel via de lookup functie de id van de gerelateerde organisatie/onderzoeksgroep.
Vink de checkbox 'Extern' aan als het om een externe organisme gaat.
Gebruike de lookup functie om te zoeken naar externe organisaties in het systeem 'Externe organismen'.
Indien de externe organisatie nog niet bestaat, maak een nieuw record met summiere beschrijving bestaande uit
Benaming
Benaming (N)
Benaming (E)
Type organisme (maak een keuze)
Activiteitstype (maak een keuze)
Vink de optie 'publiceer' aan om onderzoeksgroep zichtbaar te maken in FRIS portaal.
3.2.5.2. Rol
De onderzoeksgroep kan coördinator of partner zijn in het project. (= FRIS classificatie)
3.2.6. Deelnemers
Een Project moet verwant zijn met minstens één persoon met de rol Promotor.
3.2.6.2. Functie
Selecteer de functie van de deelnemers. Aangeboden functies komen overeen met FRIS classificatie
3.2.7. Onderwerpen
3.2.7.1. Authority code
Gebruik de lookup functie om een code uit de Vlaamse Onderzoeks Discipline Standaard (VODS) aan een project te kopplen. De koppeling met een VODS code is verplicht voor FRIS.
3.2.7.2. Vrij trefwoord
Geef minstens één trefwoord (vrije tekst) in Engels en Nederlands.
3.3. Invoeren/wijzigen van organisaties/onderzoeksgroepen
Het aanmaken of wijzigen van organisaties, onderzoeksgroepen gebeurt via Nieuw/bewerk organisme/vakgroep [link]
Om te wijzigen geef je idee van een organisatie (vb. or:irkmska:1) en klik op registreer.
3.3.1. Namen
3.3.1.1. Benaming
Verplicht. Titel van de organisatie in Nederlands en Engels.
3.3.1.2. Scope
Beschrijving van de activiteiten van de organisatie-eenheid. Vul ook velden voor de taalvarianten in. Scope (N), ...
3.3.2. Algemeen
3.3.2.1. Intern nummer
Verplicht uniek nummer
3.3.2.2. ROR id
Verplicht voor organisatie-eenheid van type 'root'
3.3.2.3. Type organisme
Verplicht. FRIS-Classificatie
3.3.2.4. Datum (van)
Een organisatie-eenheid heeft minstens een startdatum
3.3.2.5. Parent
Een Organisatie-eenheid (behalve de Root) moet één of meer relaties hebben met andere organisatie-eenheden binnen dezelfde instelling.
3.3.2.6. Activiteitstype
Verplicht. FRIS-classificatie
3.3.2.7. Publiceer
Vink aan indien de organisatie-eenheid mag getoond worden op repository website.
3.3.3. Onderwerpen
3.3.3.1. Authority code
VODS classificatie. Verplicht voor organisatie-eenheid van type 'onderzoeksgroep'
3.3.3.2. Vrij trefwoord
Verplicht voor organisatie-eenheid van type 'onderzoeksgroep'
3.3.4. Contactgegevens
Verplicht. Nieuwe adressen zijn aan te maken via Nieuw/bewerk post adres [link]
3.3.5. Deelnemers
3.3.5.1. Authority code
Verplicht indien van toepassing. (interne auteurs)
3.3.5.2. Datum (van)
Verplicht
3.3.5.3. Functie
Verplicht. FRIS classificatie