4. Balieactiviteiten

4.1. Abstract

Onder baliefuncties verstaan we alle activiteiten die aan de balie in een bibliotheek dagelijks worden verricht:

Registreren van gebruikers
Lenen
Innemen
Verlengen
Reserveren
Registreren van kasontvangsten

Al deze activiteiten worden hieronder beschreven.

4.2. Uitlenen

Leen objecten uit via de toepassing Leen - Uitlenen [link].

Hierbij volstaat het om de streepjescode van de gebruiker en de streepjescodes van de uit te lenen objecten in te lezen. Vergeet niet nadien op de knop Registreer te klikken.

4.2.1. Onderdelen eerste formulier

Leensysteem (Optioneel): Enkel indien je als Brocade-gebruiker gekoppeld bent aan verschillende leensystemen, zal Brocade eerst vragen om het gewenste leensysteem aan te geven.
Extern (Optioneel): Enkel indien je leensysteem meer dan 1 externe factor kent, zal Brocade eerst vragen om de gewenste externe factor aan te geven.
Eindgebruiker: Lees hier de streepjescode van de gebruiker in. Als je de streepjescode niet kent (bijv. de lezer heeft zijn lezerskaart niet bij zich), dan kan je de gebruiker ook opzoeken via zijn naam, e-mailadres of een ander kenmerk.
Objecten: Lees hier de streepjescodes van de uit te lenen objecten in.

4.2.2. Korte beschrijvingen

Het kan voorkomen dat je objecten wil uitlenen die geen (of geen geldige) barcode hebben. Dit doet zich voor in volgende gevallen:

Boeken uit de eigen collectie die nog niet opgenomen zijn in de geautomatiseerde catalogus.

Objecten die normaal niet uitleenbaar zijn, omdat ze geen entiteit vormen die in de catalogus kan worden opgenomen. Een goed voorbeeld hiervan is een los tijdschriftnummer dat aan een lezer wordt geleend.

Boeken van andere bibliotheken buiten Brocade.

Om dergelijke objecten toch te kunnen uitlenen, vind je onderaan op het uitleenformulier de optie Korte beschrijvingen. Geef achtereenvolgens in:

Streepjescode: Kleef de streepjescode in of steek het kaartje met de streepjescode in het boek.
Beschrijving: Geef een duidelijke omschrijving van wat de lezer meeneemt (titel, omvang, aantal exemplaren, etc..). De omschrijving is belangrijk, omdat deze informatie op het scherm wordt getoond bij het innemen van het boek. Zo kan het baliepersoneel controleren of alles correct is teruggebracht.
Type: Kies de gepaste objectklasse uit het lijstje.

4.2.3. Uitlenen kan gebeuren volgens twee procedures:

De verkorte procedure, het veld Details ? is uitgevinkt:

Bij deze werkwijze kan je snel uitlenen, zonder dat je elke tussenliggende stap moet bevestigen. Je hebt dan ook geen mogelijkheid om die stappen te wijzigen.

De volledige procedure: het veld Details ? is aangevinkt:

Bij deze werkwijze kan je elke stap van het uitleenproces controleren en eventueel wijzigen.

Deze werkwijze wordt ook automatisch gekozen wanneer er problemen zijn met de uitleen (bv. objecten mogen niet uitgeleend worden) of als er extra informatie moet getoond worden (bv. annotatiegegevens bij een exemplaar).

Het uitlenen van materialen gebeurt, in de volledige procedure, met drie schermen die elkaar opvolgen.

Eerste scherm: ingave van streepjescode van gebruiker en objecten.
Tussenscherm: analytisch overzicht.
Derde scherm: definitieve registratie.

4.2.4. Tussenscherm bij de volledige procedure

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

Overzicht van de objecten: Per ingescand object toont Brocade informatie die belangrijk is in het kader van de transactie.

Volgnummer

Elk ingescand boek krijgt een volgnummer en er wordt aangegeven tot welke bibliotheek het object behoort

Leen uit:

De objecten die aangekruist staan, zijn objecten die de gebruiker mag uitlenen volgens de parameters van het leensysteem. Klik Registreer om deze objecten uit te lenen.

Objecten die niet aangekruist staan, zijn niet uitleenbaar in de gegeven omstandigheden. Er verschijnt dan tevens een foutboodschap bij dat object. Deze objecten worden na registratie niet verlengd.

Door zelf items aan te kruisen en (eventueel) een datum van teruggave in te vullen, forceer je het uitlenen van de leentermijn van een object

Door zelf items uit te kruisen kan je objecten niet uitlenen, bijvoorbeeld omdat de lezer zich nog bedacht heeft.

Object

Streepjescode of objectcode (o:loi) van het object en een gedeelte van de titel

Kost

Hier verschijnt het bedrag en de bijhorende transactiecode bovenaan op het formulier. Je kan echter ook steeds manueel voor een uit te lenen object een kassatransactie toevoegen /verwijderen.

Van/tot

Hier wordt de datum gegeven waarop het item uiterlijk dient teruggebracht. Om alle uitleningen op dezelfde teruggavedatum plaatsen kan je deze datum in vullen in het veld Gemeenschappelijke datum en klik vervolgens Herbereken.

Fout/bijlagen

Hier vind je foutboodschappen indien bepaalde objecten niet kunnen uitgeleend worden, of bijkomende informatie over bijlagen/annotaties bij de objecten.

4.2.5. Derde scherm bij de volledige procedure

Na registratie van de gegevens op het analytische scherm, wordt ter informatie een overzicht gegeven van alle objecten die werden uitgeleend. Buiten het ontvangen van verschuldigde bedragen, kan je op dit scherm geen wijzigingen meer aanbrengen.

4.3. Innemen

Innemen van objecten via de toepassing Leen - Innemen [link] kan gebeuren op twee manieren:

Innemen via streepjescode van de lezer: Deze optie wordt enkel getoond indien je als Brocade gebruiker daartoe over de nodige autorisatie beschikt. Lees de streepjescode in en klik op Registreer. Brocade zal dan op een volgend scherm alle objecten tonen die die gebruiker op dat ogenblik in zijn bezit heeft. Je kan die dan in één beweging ontvangen.
Innemen via streepjescode van de objecten: De meeste Brocade-gebruikers hebben enkel de mogelijkheid om objecten te ontvangen via de streepjescodes van de objecten. Lees de streepjescodes in en klik op Registreer. Deze objecten mogen behoren tot verschillende gebruikers. Brocade zal op een volgend scherm alle in te nemen objecten groeperen per gebruiker. Je kan die objecten dan in één beweging ontvangen.

4.3.1. Innemen kan gebeuren volgens twee procedures:

De verkorte procedure, het veld Details ? is uitgevinkt:

Bij deze werkwijze kan je snel innemen, zonder dat je elke tussenliggende stap moet bevestigen. Je hebt dan ook geen mogelijkheid om die stappen te wijzigen

De volledige procedure: het veld Details ? is aangevinkt:

Bij deze werkwijze krijg je eerst nog een tussenscherm met een analytisch overzicht.

Deze werkwijze wordt ook automatisch gekozen wanneer er problemen/opmerkingen zijn met de inname (bv. het ontvangen objecten is gereserveerd door een andere lezer)

4.3.2. Tussenscherm bij de volledige procedure

Overzicht van de objecten: Per ingescand object toont Brocade informatie die belangrijk is in het kader van de transactie.

Volgnummer

Elk ingescand boek krijgt een volgnummer en er wordt aangegeven tot welke bibliotheek het object behoort

Neem in ?

Objecten die aangekruist staan, zijn objecten die ingenomen kunnen worden.

Objecten die niet aangekruist staan, kan het systeem niet innemen. Er verschijnt dan tevens een foutboodschap bij dat object.

Objecten die niet aangekruist staan, worden na registratie niet ingenomen.

Door zelf items aan te kruisen, kan je de inname van een object forceren.

Door zelf items uit te kruisen geef je aan het systeem aan dat je items die klaar staan voor inname toch niet wenst in te nemen, bijvoorbeeld omdat de lezer zich nog bedacht heeft.

Object

Streepjescode van het object en een gedeelte van de titel

Van/tot

Dit geeft de oorspronkelijke datum van uitlening en de oorspronkelijke datum van teruggave.

Kost

Hier verschijnt het bedrag en de bijhorende transactiecode bovenaan op het formulier. Je kan echter steeds manueel voor een in te nemen object een kassatransactie toevoegen of verwijderen.

Fout/bijlagen

Hier vind je, indien van toepassing, foutboodschappen of bijkomende informatie over het object (bijlagen/annotaties).

4.3.3. Derde scherm bij volledige procedure

Na registratie van de gegevens op het analytische scherm, wordt ter informatie een overzicht gegeven van alle objecten die werden ingenomen. Buiten het ontvangen van verschuldigde bedragen, kan je op dit scherm geen wijzigingen meer aanbrengen

4.4. Verlengen

Bij het verlengen van objecten kan gedaan worden via de toepassing Leen - Verlengen [link] volstaat het om de streepjescode van de gebruiker in te lezen. Vergeet niet om op de knop Registreer te klikken.

Het verlengen gebeurt met drie schermen die elkaar opvolgen:

Eerste scherm: ingave van de streepjescode van de gebruiker.

Tweede scherm: analytisch overzicht.

Derde scherm: definitieve registratie.

4.4.1. Onderdelen eerste scherm

Leensysteem (Optioneel): Enkel indien je als Brocade-gebruiker gekoppeld bent aan verschillende leensystemen, zal Brocade eerst vragen om het gewenste leensysteem aan te geven.
Lener: Lees hier de streepjescode van de gebruiker in. Als je de streepjescode niet kent (bijv. de lezer heeft zijn lezerskaart niet bij zich), dan kan je ook de gebruiker opzoeken via zijn naam, e-mailadres, administratief nummer of andere kenmerken.
Extern (Optioneel): Enkel indien je leensysteem meer dan 1 externe factor kent, zal Brocade eerst vragen om de gewenste externe factor aan te geven.

4.4.2. Tussenscherm bij de volledige procedure

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

Overzicht van de objecten:

Per uitgeleend object toont Brocade informatie die belangrijk is in het kader van de transactie:

Volgnummer

Elk ingescand boek krijgt een volgnummer en er wordt aangegeven tot welke bibliotheek het object behoort

Verleng?

Objecten die aangekruist staan, zijn objecten die de gebruiker mag verlengen. Klik Registreer om deze objecten te verlengen.

Objecten die niet aangekruist staan (gele balk) kunnen niet verlengd worden de gegeven omstandigheden. Er verschijnt dan tevens een foutboodschap bij dat object. Deze objecten worden na registratie niet verlengd.

Door zelf items aan te kruisen en (eventueel) een datum van teruggave in te vullen, forceer je het verlengen van de leentermijn van een object

Door zelf items uit te kruisen geef je aan het systeem aan dat je items die klaar staan voor verlenging toch niet wenst te verlengen, bijvoorbeeld omdat de lezer zich nog bedacht heeft.

Object

Brocade-objectnummer van het object en een gedeelte van de titel

Van/tot

Hier wordt de datum gegeven waarop het item oorspronkelijk was uitgeleend, en de datum waarop het uiterlijk diende teruggebracht te worden.

Kost

Afhankelijk van de leenparameters kan bij het uitlenen/verlengen een kost worden aangerekend. In dat geval verschijnt het bedrag en de bijhorende transactiecode in dit veld.

Je kan echter ook steeds manueel voor een te verlengen object een kassatransactie toevoegen/verwijderen.

Van/tot

Hier verschijnt de datum waarop het werk uiterlijk moet binnengebracht worden, bij verlenging van de leentermijn. Je kan deze datum manueel aanpassen. Om alle uitleningen op dezelfde teruggavedatum plaatsen kan je deze datum in vullen in het veld Gemeenschappelijke datum en klik vervolgens Herbereken.

Verl.

Hier wordt aangegeven hoeveel keren tot nu toe de leentermijn reeds verlengd werd.

Fout

Indien bepaalde objecten door omstandigheden niet kunnen worden verlengd, verschijnt de context.

4.4.3. Derde scherm bij de volledige procedure

Na registratie van de gegevens op het analytische scherm, wordt ter informatie een overzicht gegeven van alle objecten die werden verlengd. Buiten het ontvangen van verschuldigde bedragen, kan je op dit scherm geen wijzigingen meer aanbrengen.

4.5. Reserveren

Om objecten te reserveren via de toepassing Leen - Reserveren [link] volstaat het om de streepjescode van de gebruiker en de streepjescodes van de te reserveren objecten in te lezen. Vergeet niet nadien op de knop Registreer te klikken.

Het reserveren gebeurt met drie schermen die elkaar opvolgen:

Eerste scherm: ingave van de streepjescode van de gebruiker.

Tweede scherm: analytisch overzicht.

Derde scherm: definitieve registratie.

4.5.1. Onderdelen eerste scherm

Lener

Lees de streepjescode van de gebruiker in. Als je de streepjescode niet kent (bijv. de lezer heeft zijn lezerskaart niet bij zich), dan kan je ook de gebruiker opzoeken via zijn naam, e-mailadres of ander kenmerk.

Objecten

Identificeer hier de objecten die je wenst te reserveren. Dat kan je doen op twee manieren:

Maak gebruik van de zoekknop
Je kan dan het te reserveren object opzoeken via titel, auteur, ... Als je de gewenste titel gevonden hebt, klik je op de titel van het boek dat je wenst te reserveren. Je krijgt dan een verkorte catalografische beschrijving te zien, met volgende informatie:
- bovenaan een technische informatiefiche over de titel
- onderaan informatie over de plaatskenmerken en de exemplaren. De getoonde plaatskenmerken hebben enkel betrekking op de voor u nuttige bibliotheken. Per exemplaar bij elk plaatskenmerk wordt telkens getoond:
  het Brocade-identificatienummer (o:lvd:...)
  
  een kopieer/plak-icoontje
  
  het aantal reeds lopende reservaties op dit object
  
  eventueel: informatie over de lener die het object geleend heeft (lezersnummer en uiterste datum van teruggave).
Maak nu gebruik van het kopieer/plak-icoontje om het o:lvd:nummer te kopiëren in het reservatieformulier.
Maak gebruik van de OPAC
Ga naar de OPAC en zoek de titel op die je wenst te reserveren. Als je de titelbeschrijving gevonden hebt, klik door op het gewenste plaatskenmerk. Kopieer de barcodes die je wenst te reserveren en plak ze in het reservatieformulier.

Note

indien je verschillende titels wil reserveren voor iemand, plaats dan voor elke titel een afzonderlijke reservatie, die je telkens registreert.

Note

indien je alle exemplaren van één titel wil reserveren, volstaat één reservatie waarbij je alle objecten van die titel invoert, en dan registreert.

Er bestaat immers een verschil tussen het plaatsen van 1 reservatie op twee of meer objecten, en het plaatsen van 2 reservaties elk op 1 object.

1 reservatie op 2 of meer objecten
Van zodra 1 van de objecten wordt ingenomen, wordt de reservatie als volledig gehonoreerd beschouwd. Het ingenomen exemplaar wordt klaargezet voor de reservatiehouder. De reservatie op het tweede object wordt automatisch geannuleerd. Gebruik deze optie indien de gebruiker een boek wil reserveren dat in verschillende exemplaren aanwezig is. Je reserveert dan álle exemplaren van die titel, zodat het eerste exemplaar dat terug ingeleverd wordt, zeker opzijgezet wordt voor de eindgebruiker.

2 reservaties elk op 1 object
Als de eerste reservatie wordt gehonoreerd (het gereserveerde object wordt ingenomen), blijft in dit geval de tweede reservatie behouden, tot ook het object van de tweede reservatie wordt ingenomen. Gebruik deze werkwijze als de lezer twee verschillende titels wil reserveren.

4.5.2. Tussenscherm bij de volledige procedure

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

Overzicht van de objecten:

Per uitgeleend object toont Brocade informatie die belangrijk is in het kader van de transactie:

Volgnummer

Elk ingescand boek krijgt een volgnummer en er wordt aangegeven tot welke bibliotheek het object behoort

Reserveer:

Objecten die aangekruist staan, zijn objecten die gereserveerd kunnen worden. Klik Registreer om effectief te reserveren.

Objecten die niet aangekruist staan, zijn objecten die niet gereserveerd kunnen worden gegeven de omstandigheden. Zij worden na registratie niet gereserveerd.

Door zelf items aan te kruisen, geef je aan het systeem aan dat je de niet-reserveerbaarheid van een object wenst te doorbreken.

Door zelf items uit te kruisen geef je aan het systeem aan dat je items die klaar staan voor reservatie toch niet wenst te reserveren, bijvoorbeeld omdat de lezer zich nog bedacht heeft.

Object

Het identificatienummer van het object en een gedeelte van de titel

Kost

Afhankelijk van de leenparameters kan bij het reserveren een kost worden aangerekend. In dat geval verschijnt het bedrag en de bijhorende transactiecode in dit veld.

Je kan echter ook steeds manueel voor een te verlengen object een kassatransactie toevoegen/verwijderen.

Foutboodschap

Indien bepaalde objecten door omstandigheden niet kunnen worden gereserveerd, verschijnt de context.

4.5.3. Derde scherm bij de volledige procedure

Na registratie van de gegevens op het analytische scherm, wordt ter informatie een overzicht gegeven van alle objecten die werden gereserveerd. Buiten het ontvangen van verschuldigde bedragen, kan je op dit scherm geen wijzigingen meer aanbrengen.

4.6. Financiële verrichtingen

Bij het invoeren van financiële verrichtingen in Brocade moet rekening gehouden worden met 3 aspecten:

worden de schulden volledig of slechts gedeeltelijk ontvangen?

wat is de gehanteerde betaalwijze?

is het nodig om de eindgebruiker te specificeren bij de verrichting?

4.6.1. Verkoop van artikelen

Het is courant dat bibliotheken aan de uitleenbalie artikelen te koop aanbieden. Voorbeelden hiervan zijn fotokopiekaarten, IBL-diensten, etc. De toepassing Leen - Verkoop [link] is speciaal bedoeld voor het innen van dergelijke bedragen.

Het formulier voor het invoeren van kastransacties is als volgt opgebouwd:

Pas aan in kassa: Als de kassa is ingevuld, worden de bedragen (positief of negatief) in de kassa geregistreerd. Houd er rekening mee dat de kassa ook de specifieke betaalwijze kan aangeven, zoals bv. een Proton-kassa.
Transactiecode: Kies een transactie code. Dit representeert een verkocht artikel
Hoeveelheid: Geef hier een aantal in
Gebruiker: Geef het lezersnummer in (optioneel). Je kan hier ook de streepjescode van een lezer inlezen. Als de gebruiker wordt opgegeven, worden de bedragen (positief of negatief) in het gebruikersrecord weggeschreven.
Opmerking: Geef eventueel een opmerking.

4.6.2. Terugbetalingen

De procedure zoals hierna beschreven dien je te volgen als een gebruiker eerder een bedrag betaalde (en die betaling staat dus genoteerd in het kasverslag), en op een later ogenblik een terugbetaling vraagt. Doe terugbetalingen via de toepassing Leen - Terugbetalingen [link]

Stel dat een gebruiker in het verleden een bedrag van 25 EUR heeft betaald aan de bibliotheek. De gebruiker is achteraf te weten gekomen dat deze betaling berustte op een vergissing waardoor hij geen 25 EUR maar slechts 5 EUR moest betalen. Hij heeft dus recht op een terugbetaling van 20 EUR.

Aangezien die 25 EUR in het verleden wel in de kassa is ontvangen, moet de terugbetaling ook nu in de kassa worden genoteerd.

Vul het formulier als volgt in en Registreer:

Pas aan in kassa: Geef hier dezelfde kassa in waar de betaling werd geregistreerd
Transactiecode: Kies hier de transactiecode die de standaard valuta van Brocade representeert
Aantal -: Geef hier het bedrag in dat wordt terugbetaald.
Gebruiker: Geef het lezersnummer in (optioneel). Je kan hier ook de streepjescode van een lezer inlezen.
Opmerking: Geef eventueel een opmerking.

4.6.3. Kwijtschelden/Betalen van uitstaande schulden

Deze toepassing laat toe om op een overzichtelijke manier de schulden van een eindgebruiker:

te innen, en dit volledig of partieel
kwijt te schelden, en dit volledig of partieel

Lees hiervoor in eerste instantie de streepjescode van de gebruiker in, en klik Start.

Vervolgens toont het Brocade een overzicht van alle schulden van de eindgebruiker per transactiecode. Kruis hier de juiste vakjes aan en registreer om de schuld van de lezer geheel of gedeeltelijk kwijt te schelden/ te innen.

Info Veld per veld:

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

Opmerking:

Vij invulveld, de opmerking die hier wordt ingegeven wordt mee wegschreven in de transactie in de databank bij betaling.

Betalingskenmerk:

Geef hier een betalingskenmerk of referentie in om enkel die openstaande schulden op te roepen die verbonden zijn aan een betalingskenmerk.

Toon ook de schuld in behandeling

Staat default aangevink. Wanneer aangevinkt worden alle openstaande schulden getoond, ook die schulden waaraan reeds een betalingskenmerk hangt.

In het overzicht van de schulden wordt achtereenvolgens getoond.

Bedrag: Hier wordt het totale verschuldigde bedrag getoond.
Valuta: Dit veld toont de standaard valuta van Brocade
Selecteeropties: De selecteer-opties laten toe om in één beweging alle openstaande schulden te selecteren, of de openstaande schulden te selecteren volgens type (bijv. alle boetes). Deze optie werd ingevoerd om openstaande schulden groepsgewijs te kunnen kwijtschelden.
Overzicht van de uitstaande schulden.: Hier vind je zeer gedetailleerd een opsomming van de schulden van een lezer.
Schrap: Als je deze specifieke schuld wil kwijtschelden, vink hier 1 of meerdere vakjes aan.
Betaal: als je deze specifieke schuld wil innen, vink dan dit vakje aan.
Bedrag: Toont het bedrag dat geïnd/geschrapt gaat worden
Betaalwijze: Onder de knop (Her)bereken kan aangegeven worden hoe men wil betalen. Dit kan Contant zijn, maar ook via Proton of Deposito.
Transactie: Hier vind je de verwoording van de transactiecode die overeenkomt met de aard van de schuld.
Opmerking: Geef hier een opmerking in die relevant kan zijn bij het kwijtschelden/innen van de schuld
Uitgebreide details: die sectie laat toe om nog fijnere partiële kwijtscheldingen/inningen te doen

4.6.4. Betalen via Bancontact

Indien een eindgebruiker via Bancontact wil betalen aan de balie, dienen de volgende handelingen te gebeuren :

De baliemedewerker stipt de betaling aan, en kiest als betalingswijze bancontact

Op dat ogenblik wordt het te betalen bedrag doorgestuurd naar het Bancontact toestel, dat gekoppeld is met de balie PC

De lener stopt zijn bankkaart in het toestel, en handelt de betaling af

Op het moment, dat de betaling is bevestigd, wordt in Brocade automatisch de betaling geregistreerd en de schuld automatisch afgepunt

4.6.5. Bekijken kasverslag

Brocade toont via de toepassing Leen - Kasverslag [link] een overzicht van de transacties van de actuele kassassessie (van de kassa die gekoppeld is aan de uitleenlocatie). Het gedetailleerde overzicht geeft aan hoeveel transacties het kasverslag omvat, en toont in eerste instantie alleen de 10 meest recente transacties. Om de andere transacties ook te zien, dien je in het veld Toon transacties de gewenste volgnummers in te geven, en op de knop Toon opnieuw te klikken. Als er 244 transacties zijn, en je geeft in 1-244, krijg je alle transacties op één scherm te zien.

Van elke transactie wordt de volgende informatie getoond:

Volgnummer: Elke kastransactie krijt een volgnummer
Tijdstip: Tijdstip (datum, uur, minuten) waarop de financiële transactie plaatshad.
Personeel: Brocade gebruiker die de transactie registreerde. Dit gegeven de gebruiker die op dat ogenblik is ingelogd op het systeem.
Eindgebruiker (optioneel): Het lezersnummer van de gebruiker die bij de transactie betrokken is. Bij het ontvangen van boete, rappelkosten, leengelden en inschrijvingsgelden wordt dit lezersnummer automatisch toegevoegd. Wanneer bedragen worden ontvangen via de toepassing Leen - Verkoop [link] wordt het lezersnummer enkel weggeschreven indien daar ook het lezersnummer ingevoerd werd in het veld Gebruiker.
Aantal en bedrag: Het aantal items en het overeenstemmend bedrag.
Transactietype: Deze informatie geeft het onderwerp van de transactie aan (boete, rappelkosten, ...).

Naast een gedetailleerd overzicht van de transacties, geeft Brocade ook een overzicht van de totalen, en dat op twee manieren:

Totalen per transactietype.

Totalen per valuta.

4.6.6. Sluiten Kassasessies

Via de toepassing via de toepassing Leen - Kasverslag [link] kunnen kassasessies ook geopend en gesloten worden. Het ogenblik waarop kassa's worden gesloten, is afhankelijk van de wijze waarop het werk aan een balie wordt georganiseerd:

Sluiten van de kassa 1 keer per dag bij het sluiten van de bibliotheek of leeszaal.

Sluiten van de kassa telkens een nieuwe ploeg aan de slag gaat.

Sluiten van de kassa op het einde van de week.

Het sluiten van de kassa kan enkel gebeuren indien je als Brocade gebruiker daartoe over de nodige autorisatie beschikt. Om een kassa te sluiten klik je op de knop Sluit kassa.

Naast het sluiten van de kassa, kan een kassasessie ook getekend worden. Deze optie is nuttig indien het sluiten van de kassa en het controleren van het kasverslag door twee verschillende personen gebeurt. Door de sessie te tekenen wordt in dat geval aangegeven dat het kasverslag gecontroleerd werd. Het tekenen van de kassa kan enkel gebeuren door gebruikers die daartoe over de nodige autorisatie beschikken. Om een kassa te kunnen tekenen, moet deze eerst gesloten zijn. Eens de kassa gesloten, kan je ze tekenen door te klikken op de knop Teken kassa.

Note

Telkens een kassassessie wordt gesloten, wordt bij de eerstvolgende ontvangst, automatisch een nieuwe sessie geopend.

Tips voor kassacontrole:

Sluit op het einde van de dag de kassassessie af.

Open daags nadien een nieuwe sessie door het registreren van een eerste kastransactie van het type Startbedrag aanwezig in kassa. Het bedrag dat je daarbij intikt is dus gelijk aan het bedrag dat je in de kassa aantreft (saldo van de dag voordien).

In de loop van de dag worden diverse ontvangsten in het kasverslag genoteerd.

Op het einde van de dag sluit je de sessie.

Het kasverslag klopt, indien het bedrag dat in het kasverslag staat genoteerd onder Totalen per valuta overeenstemt met het geld in de lade.

Wanneer je geld uit de kassa afdraagt aan een financiële dienst, noteer je die afdracht ook in het kasverslag. Doe dat door gebruik te maken van een daartoe bestemde kastransctie.

4.6.7. Hoe plaats ik een bedrag op het deposito van een gebruiker?

Om het mogelijk te maken dat betalingen ook kunnen gebeuren via een vooraf gestort deposito, is het niet alleen nodig dat deze betaalwijze aangegeven wordt bij het werkstation van de uitleenlocatie (zie het beheer van de uitleenlocaties). De gebruiker moet natuurlijk ook beschikken over een positief saldo op zijn of haar deposito.

Om een storting te doen op het deposito van een eindgebruiker, ga je naar de toepassing Eindgebruikers - Nieuw/bewerk lezer [link], en roep daar het record op van de eindgebruiker in kwestie. Ga naar de rubriek Financiële gegevens. Vul daar een bedrag in, in het vakje Nieuwe storting op het deposito, en klik Registreer. Bovenaan het venster dien je, bij het overzicht van de openstaande schulden, het bedrag nog te ontvangen, en het deposito van de gebruiker is aangevuld.

Warning

Het kan gebeuren dat bij een eindgebruiker X in het vakje Deposito van de rubriek Financiële gegevens het nummer van een andere gebruiker Y staat ingevuld. Dat betekent dat deze gebruiker X werkt met het deposito van gebruiker Y. Een storting op deposito betekent dan, dat het deposito van gebruiker Y wordt aangevuld. Betalingen die door gebruiker X gebeuren, worden bij een deposito-betaling afgenomen van het deposito van gebruiker Y.

4.7. Invoeren korte beschrijvingen

De toepassing Leen - Nieuw/bewerk korte beschrijving [link] heeft 2 doelen:

Maken van korte bibliografische beschrijvingen ten behoeve van de leen: Het maken van korte beschrijvingen is noodzakelijk om materialen te kunnen uitlenen die niet in de catalogus beschreven zijn en dus geen streepjescode hebben:

Boeken uit de eigen collectie die nog niet zijn opgenomen in de geautomatiseerde catalogus.

Objecten die niet uitleenbaar zijn, omdat ze geen entiteit vormen die in de catalogus kan worden opgenomen. Een goed voorbeeld hiervan is een bundeltje losse tijdschriftnummers dat aan een lezer wordt geleend.

Gebruikers verwittigen dat IBL-objecten of reserveringen beschikbaar zijn: Communicatie met betrekking tot aangekomen IBL materialen worden automatisch aangemaakt op het ogenblik dat een korte beschrijving wordt aangemaakt.

Deze korte beschrijvingen komen niet in de catalogus terecht en kunnen dus ook niet worden opgezocht in de OPAC.

Om een korte beschrijving aan te maken, kies Nieuw record en klik Start. Vul vervolgens het formulier in en Registreer

Lener

Lees de streepjescode van de lezer in die een bericht van beschikbare IBL dient te krijgen. Als je de streepjescode niet kent, kan je de gebruiker ook opzoeken via zijn naam. Het inlezen van de streepjescode in dit veld betekent niet dat de korte beschrijving meteen wordt uitgeleend aan de gebruiker. Om een korte beschrijving effectief uit te lenen, ga je via het gewone uitleenscherm.

Streepjescode

Lees de streepjescode van het object in. In het geval een uniek referentienummer dat gelieerd is aan het object dat je wil beschrijven.

Korte beschrijving

Geef een korte beschrijving van het object. Bijvoorbeeld een verkorte title, een impala-nummer, de bibliotheek die het werk effectief bezit, ... Deze informatie wordt afgedrukt op alle correspondentie (brief klaarstaande IBL, brief klaarstaande reservatie, rappels, etc.).

Type

Kies de gewenste objectklasse uit het lijstje. Deze objectklasse zal de uitleenfaciliteiten van de korte beschrijving bepalen.

Print naar de eindgebruiker

Geef aan welke type van brief naar de eindgebruiker dient verstuurd.

Brief klaarstaande IBL
Brief klaarstaande reservatie
Geen: er zal geen drukwerk worden geproduceerd

Lokalisatie

Kies een uitleenlocatie waar de gebruiker het materiaal kan oppikken. Deze lokalisatie wordt eveneens op de brief afgedrukt.

Extra (opzoekbare) identificatie

Geef hier informatie in die je nadien kan gebruiken om de korte beschrijving terug op te zoeken.

4.8. Toon SDI profielen van een lezer

Gebruik de toepassing Leen - Toon SDI-profielen van een lezer [link] om SDI profielen van een eindgebruiker op te vragen. Lees hiervoor de streepjescode van de gebruiker in. Uiteraard kan de gebruiker ook opgezocht worden via zijn naam, e-mailadres of andere kenmerken.

Vervolgens toont het systeem:

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

informatie over de SDI profielen waarop hij/zij ingeschreven is

de identifier van het SDI profiel en een korte verwoording.

Klik door naar het formulier van het SDI profiel haal daar de geassocieerde eindgebruiker weg om iemand uit te schrijven.

4.9. Toon de circulatielijst van een lezer

Gebruik de toepassing Leen - Toon circulatielijst van een lezer [link] om de circulatielijsten waarop een eindgebruiker ingeschreven is op te vragen. Lees hiervoor de streepjescode van de gebruiker in. Uiteraard kan de gebruiker ook opgezocht worden via zijn naam, e-mailadres of andere kenmerken.

Vervolgens toont het systeem:

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

informatie over de circulatielijsten waarop hij/zij ingeschreven is

de identifier van de circulatielijst en een korte verwoording.

Klik door naar het formulier van de circulatielijst en haal de geassocieerde eindgebruiker daar weg om iemand uit te schrijven.

4.10. Toon aanvragen van een lezer

Gebruik de toepassing Documentaanvragen - Toon aanvragen van een lezer [link] om de documentaanvragen van een eindgebruiker op te vragen. Dit kunnen zowel magazijnaanvragen en IBL-aanvragen zijn. Lees de streepjescode van een gebruiker in (of zoek de gebruiker op via zijn naam, e-mailadres of andere kenmerken) en klik Registreer.

Vervolgens toont Brocade een overzicht van de aanvragen van deze lezer:

Nummer: Het unieke referentienummer van de aanvraag
Titel: De titel van het aangevraagde werk
Status: De status van de aanvraag
Datum: De datum waarop de aanvraag werd geplaatst

4.11. Toon geleende werken bij een lener

De toepassing Leen - Toon geleende werken bij een lezer [link] geeft u een overzicht van alle werken die een lezer actueel in zijn bezit heeft. Lees de streepjescode van een gebruiker in (of zoek de gebruiker op via zijn naam, e-mailadres of andere kenmerken) en klik Registreer.

Brocade toont vervolgens een overzicht van alle objecten die op dat ogenblik in het bezit van de lener zijn. Elke lijn in het gedetailleerde overzicht bevat volgende gegevens:

Objecttype: De objectklasse van het geleende object
Aantal: Aantal uitgeleende objecten getotaliseerd per objecttype
Object: Objectnummer (o:lvd) gevolgd door het begin van de titel. Wil je meer details oer het object dan kan je doorklikken op de nummer.
Van/tot: De datum waarop het object werd uitgeleend met daaronder de datum van teruggave. Als een werk de dag zelf nog moet ingeleverd worden, verschijnt deze datum in het groen. Is de teruggavedatum al overschreden, dan verschijnt de datum in het rood. Als de teruggavedatum verder in de toekomst is, wordt hij gewoon in het zwart aangegeven.
Leenstatus: De status van het uitgeleend object in het leensysteem. Meestal zal hier niets staan. Enkel wanneer het systeem ten aanzien van het object speciale acties ondernomen heeft (versturen van een rappel, aanrekenen van een boete, ...), wordt die actie hier vermeld.
Reservatiestatus: Hier staat de status van het gereserveerd object in het leensysteem. Meestal zal hier niets staan. Enkel wanneer het systeem ten aanzien van een gereserveerd object speciale acties ondernomen heeft (meestal is dit het versturen van een terugvorderingsbrief), wordt die actie hier vermeld.

4.12. Toon reserveringen bij een lezer

Gebruik de toepassing Leen - Toon reserveringen bij een lezer [link] om reservaties per gebruiker op te vragen en eventueel te annuleren. Lees hiervoor de streepjescode van de gebruiker in. Uiteraard kan de gebruiker ook opgezocht worden via zijn naam, e-mailadres of andere kenmerken.

Vervolgens toont het systeem:

Gegevens over de lener

waaronder de naam, zijn/haar uniek referentienummer, zijn/haar gebruikersklasse, de geldigheidsdatum van de lezerskaart en het aantal uitgeleende objecten.

Indien van toepassing wordt ook getoond: de datum tot wanneer de registratie van de lezer geblokkeerd is, informatie over beschikbare gereserveerde objecten, informatie voor bibliotheekmedewerkers, een boodschap voor de lezer

Overzicht van de reservaties

Brocade toont gegroepeerd per reservatienummer een overzicht van gereserveerde objecten (vergeet niet dat 1 reservatie meer dan 1 object kan bevatten).

Voor elke reservatie wordt, gegroepeerd per reservatienummer, gegeven:

Annuleer?

Vink deze optie aan en klik op registreer wanneer je de reservatie wil schrappen.

Reservatienummer

Dit is een uniek nummer dat door het systeem werd toegekend op het ogenblik dat de reservatie werd geplaatst

Object

Het recordnummer van het gereserveerde object

Titel

De verkorte titel van het gereserveerde object wordt hier getoond

Status

Hier vind je de status van de reservatie terug. Deze status kan zijn

Beschikbaar: het gereserveerde object werd inmiddels terug binnengebracht en kan worden opgepikt in de leeszaal
Uitgeleend/Wachtrij: het gereserveerde object is nog altijd uitgeleend aan een andere gebruiker
Wachtrij: het gereserveerde object is niet uitgeleend, maar staat klaar voor een gebruiker die het object reeds vroeger gereserveerd had.

Plaatskenmerk

Plaatskenmerk van het gereserveerde object

Kost

Afhankelijk van de leenparameters kan bij het reserveren een kost worden aangerekend. In dat geval verschijnt het bedrag en de bijhorende transactiecode in dit veld.

Af te halen

Dit is de identificatie van de leeszaal waar het object kan worden opgepikt door de gebruiker.

Vervaldag

De dag waarop de reservatie vervalt: tot wanneer de reservatie kan afgehaald worden (wanneer van toepassing)

4.13. Toon reserveringen bij een object

Gebruik de toepassing Leen - Toon reserveringen bij een object [link] om reservaties bij een object op te vragen, om de prioriteiten van een reservatie te wijzigen, en eventueel om een reservatie te annuleren.

Identificeren hiervoor eerst een object. Dit kan je doen op twee manieren:

Maak gebruik van de zoekknop: Je kan dan het te reserveren object opzoeken via titel, auteur, ... Als je de gewenste titel gevonden hebt, klik je op de titel van het boek waarvan je de reservatiestatus wil controleren of wijzigen. Dus niet klikken op het kopieer/plak-icoontje, wel gewoon doorklikken op de titel zelf. Maak nu gebruik van het kopieer/plak-icoontje om het o:lvd:nummer te kopiëren in het formulier.

Maak gebruik van de OPAC: Ga naar de OPAC en zoek de titel op die je wenst te reserveren. Als je de titelbeschrijving gevonden hebt, klik door op het gewenste plaatskenmerk. Kopieer de barcode van het exemplaar waarvan je de reservatiestatus wil controleren of wijzigen, en plak ze in het formulier.

Klik vervolgens Registreer en het volgende scherm zal het overzicht van alle reservaties die op dat object staan tonen Per reservatie wordt gegeven:

Leensysteem

Aanduiding van het leensysteem waarbinnen de reservatie thuishoort

Annuleer

Vink deze optie aan en klik op registreer om de reservatie op het object te annuleren

Volgorde

Indien er meer dan 1 reservatie op een object rust, kan je hier door het intikken van een getal de volgorde van de reservaties en dus de prioriteit waarmee reservaties worden gehonoreerd, wijzigen.

Reservatienummer

de unieke referentienummer van de reservatie

Eindgebruiker

Naam van de reservatiehouder.

Gereserveerd op

Datum waarop de reservatie werd geplaatst.

Status

Hier zijn verschillende mogelijkheden:

Beschikbaar: het gereserveerde object werd inmiddels terug binnengebracht en kan worden opgepikt in de leeszaal
Uitgeleend/Wachtrij: het gereserveerde object is nog altijd uitgeleend aan een andere gebruiker
Wachtrij: het gereserveerde object is niet uitgeleend, maar staat klaar voor een gebruiker die het object reeds vroeger gereserveerd had.

4.14. Overzicht Reserveringen

De toepassing Leen - Overzicht reserveringen [link] laat toe om het overzicht van klaarstaande reservaties te filteren op basis van de status van reservatie en op einddatum. Op basis van het verkregen overzicht kunnen vervallen reservaties eenvoudig worden geannuleerd.

Vul hiervoor de diverse criteria in om een selectie te maken en klik Registreer. Deze criteria zijn:

Reserveringen ingevoerd tussen

Geef hier een datuminterval in waarbinnen de reserveringen ingevoerd zijn

Status reservering

Vink aan:

Wachtrij-uitgeleend aan andere lener

Wachtrij-klaarstaand voor andere lener

Blokkeert andere reservaties-vervallen

Vervallen-geen andere reservaties

Onbekend

Wachtrij-vervallen

Werkstation(s) waarop de reserveringen beschikbaar zijn

Standaard staat hier het huidige werkstation. Selecteer zelf andere werkstation indien nodig via het look-up element.

Alain? Die dingen van reserveringsaanvragen????? Horen die hier thuis? Geen aparte toepassing?

4.15. Toon/bewerk gegevens van een object

Gebruik de toepassing Leen - Toon gegevens van een object [link] om de uitleenstatus van een object te kunnen achterhalen. Identificeer hiervoor het object waarvan je de details wenst te bekijken. Dat kan je doen op drie manieren:

Lees de streepjescode van het object in en klik Registreer.
Maak gebruik van de zoekknop: Je kan dan het te controleren object opzoeken via titel, auteur, ... Als je de gewenste titel gevonden hebt, klik je op de titel van het boek. Dus niet klikken op het kopieer/plak-icoontje, wel gewoon doorklikken op de titel zelf. Open vervolgens de plaatskenmerken waarvan je de details wenst te bekijken. Maak nu gebruik van het kopieer/plak-icoontje om het o:lvd:nummer te kopiëren naar het formulier.
Maak gebruik van de OPAC: Ga naar de OPAC en zoek de titel op die je wenst te bekijken. Als je de titelbeschrijving gevonden hebt, klik door op het gewenste plaatskenmerk. Kopieer de barcodes waarvan je de details wenst te bekijken en plak ze in het formulier.

Brocade toont vervolgens alle details van het object:

Beschrijvende informatie

Titel

Bibliotheek

Plaatskenmerk

Streepjescode

...

Leeninformatie

Objectklasse

Lener

Datum uitlening

Datum teruggave

Huidige leenstatus

Huidige reservatiestatus

Reservatiehouder(s)

Aanwinsten informatie

Bestelnummer

4.16. Lezers invoeren/wijzigen

Eindgebruikers worden beheerd in de toepassing Eindgebruikers - Nieuw/bewerk lezer [link].

Om een record te bewerken: Zoek via het look-up element de eindgebruiker op waarvan bepaalde gegevens wil aanpassen, neem over in het veld Bewerk een record, en klik Registreer.

Om een nieuw record aan te maken: Laat het veld Bewerk een record leeg en klik Registreer. Een nieuw, leeg eindgebruikersformulier verschijnt in het volgende scherm.

Om een nieuw record aan te maken op een meer gecontroleerde manier: Vul de velden Naam en/of Voornaam(en) en/of Geboortedatum in, om te controleren of de gebruiker die je wil invoeren reeds bestaat in de databank. De gebruikers waarvan de naam en/of voornaam(en) en/of geboortedatum overeenstemt met de ingegeven termen, worden na registratie in een lijst getoond. Vanuit die lijst kan je dan een keuze maken of beslissen om toch een nieuwe gebruiker aan te maken.

Indien er maar één gebruiker bestaat met de ingegeven zoektermen, dan wordt die meteen in het formulier getoond. Indien er geen overeenstemmend record werd gevonden, dan wordt een nieuw formulier getoond met daarin ingevulde velden voor naam, voornaam en/of geboortedatum.

Om een eindgebruiker over te halen vanuit een externe bron: Dit kan een ander eindgebruikerssysteem zijn in Brocade of een externe databank. Kies de gewenste externe bron en geef in het veld Zoeksleutel een term in die de eindgebruiker in de externe bron identificeert (een barcode, een uniek administratieve nummer, ...)

Het tweede scherm toont het volledige eindgebruikersformulier dat hieronder rubriek per rubriek wordt besproken.

4.16.1. Beknopt overzicht

Bovenaan op het formulier worden steeds beknopte gegevens over de gebruiker getoond. Het gaat hier om zijn/haar naam, lezersnummer, gebruikersklasse en geldigheidsdatum van de lezerskaart.

Afhankelijk van de context kan deze beknopte informatie ook nog volgende elementen bevatten:

Indien de gebruiker is uitgesloten van de leen: datum tot wanneer de gebruiker uitgesloten is van de leen.

Indien er een boodschap is voor de gebruiker, wordt de inhoud van de boodschap hier in het vet getoond.

Indien er informatie is voor bibliotheekmedewerkers, wordt de inhoud van de boodschap hier cursief getoond.

Indien er een of meer gereserveerde objecten klaarstaan voor de gebruikers, geeft het systeem de boodschap Reservatie(s) beschikbaar! in het rood.

Openstaande schuld: indien de gebruiker nog een bedrag aan de bibliotheek verschuldigd is, wordt dit bedrag hier vermeld. Ontvang dit bedrag, door het bedrag aan te vinken en Registreer te klikken. Ontvang dit bedrag partieel, door aan te vinken, het bedrag te wijzigen en te registreren. Je kan een betaalwijze specificeren, en eventueel een opmerking toevoegen.

4.16.2. Koppelingen

Vanuit deze optie kan je bijkomende informatie die gerelateerd is aan de gebruiker, opvragen:

Toon/print de volledige lenersinfo

Via deze link krijg je een overzicht van alle mogelijk informatie van de eindgebruiker: Identificatiegegevens, Gegevens over uitgeleende werken en reservaties, en financiële gegevens. Op deze webpagina is een button voorzien om deze informatie af te drukken.
Uitstaande schuld in detail
Indien de gebruiker een bedrag aan de bibliotheek verschuldigd is, vind je hier een gedetailleerd overzicht van de uitstaande schuld. Elke lijn in het gedetailleerde overzicht bevat volgende gegevens:
- Transactie: code van de transactie
- Valuta
- Bedrag
- Datum: datum waarop het systeem het bedrag aanrekende bij de gebruiker
- Items: aantal items dat werd verrekend
- Eindgebruiker
- Opmerking: bijkomende annotatie die - in het geval van boetes en rappelkosten - aangeeft voor welke objecten (o:lvd:nummer) en voor welke reden (boete, rappel, ...) een bepaald bedrag bij de gebruiker werd aangerekend.
Overzicht financiële transacties

Deze optie geeft een gedetailleerd en historisch overzicht van alle financiële transacties die plaatsgrepen tussen bibliotheek en gebruiker. Het overzicht bevat zowel transacties waarbij het systeem een bedrag in schuld plaatste bij de gebruiker (bijv. boete, rappelkosten) als bedragen die de gebruiker aan de bibliotheek betaalde.

Eigenlijk is dit overzicht hetzelfde als een kassasessie, nl. een overzicht van de kassa van een eindgebruiker (voor meer info, zie Bekijken van kastransacties). Eigenlijk is dit overzicht hetzelfde als een kassasessie, nl. een overzicht van de kassa van een eindgebruiker (voor meer info, zie Bekijken van kastransacties).
Toon financiële historiek

Via deze link krijg je de volledige financiële historiek te zien van een eindgebruiker. Niet alleen aangerekende en betaalde bedragen, maar ook kwijtgescholden bedragen worden getoond in dit overzicht. Verder bestaat de mogelijkheid om te filteren in dit overzicht op basis van datum, type bedrag (aangerekend versus afgerekend), context, en transactietype. Ook sorteren op het niveau van de kolommen is mogelijk.
Geleende werken
Deze optie geeft een overzicht van alle werken die een lezer actueel in zijn bezit heeft. Elke lijn in het gedetailleerde overzicht bevat volgende gegevens:
- Aantal: aantal uitgeleende objecten getotaliseerd per objecttype
- Object: objectnummer (o:lvd) gevolgd door het begin van de titel. Wil je meer details dan kan je doorklikken op het nummer.
- Van/tot: datum waarop het object werd uitgeleend met daaronder de datum van teruggave. Als een object de dag zelf nog moet ingeleverd worden, verschijnt deze datum in het groen. Is de teruggavedatum al overschreden, dan verschijnt de datum in het rood. Als de teruggavedatum verder in de toekomst is, wordt hij gewoon in het zwart aangegeven.
- Leenstatus: status van het uitgeleend object in het leensysteem. Meestal zal hier niets staan. Enkel wanneer het systeem t.a.v. het object speciale acties ondernomen heeft (versturen van een rappel, aanrekenen van een boete, ...), wordt die actie hier vermeld.
- Reservatiestatus: status van het gereserveerd object in het leensysteem. Meestal zal hier niets staan. Enkel wanneer het systeem t.a.v. een gereserveerd object speciale acties ondernomen heeft (meestal is dit het versturen van een terugvorderingsbrief), wordt die actie hier vermeld.
Objectenverbruik

Deze... wat is er hier te zien (Greet)
Gereserveerde objecten
Deze optie geeft een overzicht van alle objecten die voor een lezer werden gereserveerd (vergeet niet dat 1 reservatie meer dan 1 object kan bevatten!). Voor elke reservatie wordt, gegroepeerd per reservatienummer, gegeven:
- Annuleer? Vink deze optie aan en klik op registreer wanneer je de reservatie wil schrappen.
- Reservatienummer: een uniek nummer dat door het systeem werd toegekend op het ogenblik dat de reservatie werd geplaatst
- Object: recordnummer van het gereserveerde object
- Titel: verkorte titel van het gereserveerde object
- Status: status van de reservatie. Deze status kan zijn
  - Beschikbaar: het gereserveerde object werd inmiddels terug binnengebracht en kan worden opgepikt in de leeszaal
  - Uitgeleend/Wachtrij: het gereserveerde object is nog altijd uitgeleend aan een andere gebruiker
  - Wachtrij: het gereserveerde object is niet uitgeleend, maar staat klaar voor een gebruiker die het object reeds vroeger gereserveerd had.
- Plaatskenmerk van het gereserveerde object
- Af te halen: identificatie van de leeszaal waar het object kan worden opgepikt door de gebruiker.
Leendrukwerk

Deze optie geeft een overzicht van het leendrukwerk dat Brocade voor deze gebruiker produceerde. Het drukwerk wordt gesorteerd per adrestype (e-mail, thuisadres, werkadres, kotadres) en verder per type van brief (Eerste rappel, tweede rappel, terugvorderingsbrief, ...).

Let op: dit overzicht bevat voor elk type van drukwerk enkel het meest recent geproduceerde drukbestand met zijn URL. Je kan die URL eventueel gebruiken om een recente rappel of brief nogmaals af te drukken en te versturen. Houd er rekening mee dat drukbestanden slechts voor een periode van 14 dagen - te tellen vanaf de productiedatum - bewaard worden.
Acquisitiedrukwerk

Deze optie geeft een overzicht van het drukwerk dat Brocade produceerde vanuit de acquisitiemodule (voor bestellingen die door deze eindgebruiker aangevraagd werden).
Circulatielijst

Deze link geeft u een overzicht van de circulatielijsten waarop een eindgebruiker ingeschreven is. Klik door op de identifier van de circulatielijst om naar het formulier van het circulatielijst te gaan. Via deze weg kan u bijvoorbeeld de eindgebruiker uitschrijven.
SDI profielen

Deze link geeft u een overzicht van de circulatielijsten waarop een eindgebruiker ingeschreven is. Klik door op de identifier van de SDI profiel om naar het formulier van het SDI profiel te gaan. Via deze weg kan u bijvoorbeeld de eindgebruiker uitschrijven.
Documentaanvragen

Gebruik deze link om de documentaanvragen van een eindgebruiker op te vragen. Dit kunnen zowel magazijnaanvragen en IBL-aanvragen zijn.

4.16.3. Waarschuwingen

In deze sectie van het eindgebruikersformulier worden waarschuwingen getoond: boodschappen die interessant zijn voor een gebruiker die een eindgebruikersrecord opent. Voorbeelden zijn:

Geblokkeerde eindgebruiker

Deze eindgebruiker moet hernieuwd worden

...

4.16.4. Activiteiten

Vink 1 van onderstaande opties aan om een welbepaalde actie te doen jegens de et eindgebruikersrecord

Hernieuw: vink aan en klik Registreer om de lenerspas van de eindgebruiker te hernieuwen

Schrap: vink aan en klik Registreer om de eindgebruiker te schrappen (voorwaarden: hij/zij mag geen objecten in zijn/haar bezit hebben, geen reservaties op zijn/haar naam hebben, geen bedragen meer verschuldigd zijn aan de bibliotheek.

Initialiseer NNT: vink aan en klik Registreer om het aantal NNT's of Niet Normaal Teruggebrachte objecten bij deze eindgebruiker terug op 0 wil zetten

Toon de leenhistoriek: Door dit vakje aan te kruisen en te registreren, roep je de leenhistoriek op, met alle leentransacties van deze eindgebruiker. Deze mogelijkheid is enkel zichtbaar voor medewerkers met beheersfuncties in de leen.

Bevries: vink aan en klik Registreer om het record van de eindgebruiker te bevriezen. et record kan niet meer aangepast worden via automatische processen.

Streepjescode afdrukken: vink aan en klik Registreer om de barcode van een eindgebruiker af te drukken.

E-mail gecheckt: Greet (hoort dit hier thuis?)

4.16.5. Technische informatie

Deze sectie bevat technische informatie omtrent het eindgebruikersrecord: Het recordnummer, het moment van aanmaak/laatste wijziging en door wie (gebruiker / systeemproces).

4.16.6. Informatie voor de bibliotheekmedewerkers

Dit onderdeel bevat een tekstvak waarmee bibliotheekmedewerkers één of meer opmerkingen over de lezer kunnen ingeven. Het is ook mogelijk om verschillende, afzonderlijke infovelden te maken, voor opmerkingen die los staan van elkaar. Per opmerking wordt aangegeven door wie (gebruiker) en wanneer deze werd ingevoerd.

Veel voorkomende opmerkingen kunnen via een drop down (gecodeerde berichten) ingegeven worden.

De inhoud van deze velden wordt niet aan de lezer getoond. Ze wordt wel getoond bij alle leenschermen (uitlenen, innemen, verlengen, reserveren).

4.16.7. Identificatiegegevens

Deze sectie laat toe om diverse gegevens over de persoon te noteren.

Geldig tot

Bij het creëren van een nieuwe gebruiker of bij het hernieuwen van een gebruiker wordt hier automatisch de uiterste geldigheidsdatum ingevuld.

Type

De Brocade software maakt een onderscheid tussen verschillende soorten gebruikers. Deze typering laat toe om logische gebruikersgroepen te maken. Op deze logische groepen kunnen dan achteraf nog bijkomende functies inspelen. In de meeste gevallen zal het gaan om personen. Maar ook verenigingen en IBL-diensten van andere bibliotheken kunnen in de leen worden geregistreerd onder hun eigen type.

Klasse

Gebruikersklassen groeperen gebruikers die in de leen dezelfde eigenschappen hebben (inschrijvingsgelden, abonneringsschema's, leenfaciliteiten).

Het is mogelijk om Brocade zodanig te configureren, dat de gebruikersklasse automatisch kan voorspeld worden, vanuit een aantal andere parameters (bv. geboortedatum, adres). In dat geval is het niet nodig de klasse in te vullen, en is het voldoende die parameters in te vullen, opdat de klasse automatisch toegekend wordt.

De klasse is een verplicht veld in elk eindgebruikerssysteem.

Familienaam

Vul in dit veld de familienaam van de gebruiker in. Dit veld is verplicht in elk eindgebruikerssysteem.

Voornaam

Vul in dit veld de voornaam van de gebruiker in.

E-mailadres

Vul in dit veld het e-mailadres van de gebruiker in.

Web site

Vul in dit veld de URL van de persoonlijke Home Page van de gebruiker in.

Geboortedatum

Vul in dit veld de geboortedatum van de gebruiker in. Gebruik de vorm DD/MM/JJJJ, bv. 05/06/1962.

Geboorteplaats

Vul in dit veld de geboorteplaats van de gebruiker in.

Geboorteland

Vul in dit veld het geboorteland van de gebruiker in.

M/V

Kies het geslacht van de gebruiker.

Taal van de lezer

Vul hier de taal van de lezer in, door een keuze te maken uit de lijst. In Brocade bestaan communicatie-tools die eindgebruikers dan aanspreken in de eigen taal.

Basisinstelling

Verschillende instellingen kunnen gebruik maken van eenzelfde databank van gebruikers. Aan elke lezer wordt echter steeds 1 basisinstelling toegekend. Het is deze basisinstelling die verantwoordelijk is voor de administratie van en dienstverlening aan de gebruiker (uitsturen van rappels, IBL, SDI, ...).

Statistische code

In dit veld kunnen verschillende codes worden ingevuld. Op basis van deze codes zal Brocade statistische overzichten produceren.

Beheerder van

Geef aan ten aanzien van welke eindgebruiker deze eindgebruiker opereert als beheerder/parent. Zo kan de beheerder bijvoorbeeld via de desktop het overzicht van de geleende werken van de gerelateerde lezer oproepen.

Updatingmechanisme

Dit element geeft aan of de lezer manueel werd geregistreerd (interactive) dan wel op automatische wijze aan de databank werd toegevoegd. In het laatste geval wordt aangegeven via welk mechanisme het automatisch opladen geschiedde.

Nummer(s)

In dit veld kunnen nummers genoteerd worden, waarmee gebruikers kunnen geïdentificeerd worden. Vul hier het nummer in, en kies het overeenstemmende type uit de lijst. Het kan hier gaan om barcodes of administratieve nummers, zoals het nummer van de identiteitskaart, het rijksregisternummer, etc. Deze nummers dienen uniek te zijn.

Het is mogelijk om, per eindgebruiker, meerdere nummers en zelfs meerdere streepjescodes te noteren.

4.16.8. Authenticatie

In deze sectie worden identificatie en paswoord van de gebruiker genoteerd. Deze zijn nodig om gebruik te kunnen maken van de gepersonaliseerde services van de bibliotheek.

Gebruikers id: Vraag aan de gebruiker met welke identificatie hij de persoonlijke leeninformatie wenst op te vragen
Gebruikers paswoord: Vraag aan de gebruiker met welk paswoord hij de persoonlijke leeninformatie wenst af te schermen.

Het veld hint is speciaal bedoeld voor gebruikers die wel eens hun paswoord vergeten. Vaak is het voldoende om de gebruiker een hint te geven opdat zij zich het paswoord zouden herinneren. Deze hint kan in dit veld worden genoteerd.

Dit interne authenticatiemechanisme kan perfect bestaan naast een extern authenticatie mechanisme, zoals de LDAP server van de instelling.

4.16.9. Adressen

Voor elke gebruiker kunnen 1 of meer adressen worden gegeven.

Naast de gewoonlijke adresgegevens zoals straat, nummer, busnummer, postcode, gemeente, land en telefoonnummer wordt voor elk adres ook een adrestype genoteerd (thuisadres, kotadres, werkadres). Dit type is erg belangrijk, want het wordt gebruikt voor het versturen van brieven naar de gebruiker (rappels, berichten voor klaarstaande reservatie, ...).

Bepaalde velden kunnen verplicht zijn.

De post- en landencode kan worden gekozen vanuit een gecontroleerde lijst. Bij keuze van een postcode uit de lijst, wordt de gemeentenaam automatisch ingevuld.

4.16.10. Financiële gegevens

Deze rubriek bevat de gegevens over het deposito van de eindgebruiker, en over de mogelijke kredieten waarop betalingen moeten verrekend worden.

Deposito: Vul hier de e:loi in van de eindgebruiker op wiens deposito kosten dienen verrekend te worden. In de meeste gevallen zal dat de betrokken gebruiker zelf zijn, maar het is mogelijk om verrekeningen te doen via een andere gebruiker.
Saldo: Hier wordt het saldo vermeld van het gebruikte deposito.
Nieuwe storting op het deposito: Vul hier een bedrag in voor een eerste of een bijkomende storting op het deposito. Na registratie wordt het verschuldigde bedrag bovenaan op het formulier getoond. Om het bedrag te ontvangen, vink je het bedrag aan. Klik nog eens op de Registreer-knop om het bedrag effectief te ontvangen, en het ontvangen bedrag wordt bijgeschreven bij het saldo van het deposito. Het wordt bovendien als ontvangst in de kassa genoteerd.
Kredieten codes: Niet operationeel.
Verreken op kassa: Niet operationeel.
Kosteloze transacties: Niet operationeel.

4.16.11. Gekoppelde eindgebruikers

In deze sectie wordt weergegeven welke eindgebruiker als beheerder opereert van deze eindgebruiker

4.16.12. Informatie en communicatie

In dit veld kan communicatie met en over de gebruiker gevoerd worden.

Mail naar de eindgebruiker

Hier verschijnt het email-adres van de eindgebruiker, als dat geregistreerd is. Door op de link te klikken, is het mogelijk om rechtstreeks een emailbericht te sturen naar de gebruiker.

Noot voor de eindgebruiker

Hier kan de bibliotheek informatie invullen, die bedoeld is om de gebruiker persoonlijk attent te maken, bv. op een onvolledig adres, etc. Deze informatie wordt aan de gebruiker getoond wanneer hij/zij inlogt op de gepersonaliseerde lezersdiensten.

Tekst (N, E, F, U) in publiekscatalogus bij leen

Vul hier een alternatieve tekst in die in de OPAC moet getoond worden bij objecten die uitgeleend werden door deze gebruiker.

Normaal immers wordt het lezersnummer (e:loi) getoond in de publiekscatalogus, maar voor sommige (vooral administratieve gebruikers) is dat niet genoeg of misleidend. Zo zou je verloren boeken kunnen uitlenen aan een administratieve lener Verloren boeken, om dit probleem administratief te kunnen beheren. In de OPAC zou dan normaal verschijnen dat de boeken zijn uitgeleend, terwijl ze onvindbaar zijn. Met de alternatieve tekst Verloren boek kan je bij al die objecten aangepaste informatie tonen.

Het is ook mogelijk om in dit veld gebruik te maken van taalonafhankelijke codes, waardoor (stukken van) de alternatieve tekst automatisch in de juiste taal van de gekozen OPAC vertaald worden. De taalonafhankelijke codes worden beheerd in de catalografische module.

4.16.13. Statusinformatie

Gebruikers kunnen op basis van bepaalde kenmerken of context in een status terecht komen. Deze status zorgt dan weer voor andere acties zoals uitgesloten worden voor bepaalde diensten of uitsturen van bepaalde communicatie. In deze sectie worden de verschillende statussen waarin een eindgebruiker verkeert opgelijst met

Elke status wordt beschreven met de volgende elementen

Actief: Vink aan en Registreer om een status manueel toe te kennen. Vink uit en Registreer om een status te verwijderen.
Type: Hier wordt de identifier getoond van de status waarin de eindgebruiker verkeert.
Verwoording: Bijkomende verduidelijking van de status.
Van: Datum waarop de blokkering in voege treedt.
Tot: Datum waarop de blokkering zal worden opgeheven. Als dit veld leeg is, blijft de blokkering actief, tot de blokkering manueel wordt ongedaan gemaakt.
Opmerking: Vrij veld om een bijkomende opmerking in te geven.
Personeelslid: Hier wordt aangegeven wie de status heeft toegekend aan de eindgebruiker. Kan een personeelslid zijn of een systeemproces (usystem)

4.16.14. Evenementen/Aanwezigheden

Hier wordt de laatste registratie bijgehouden van een aanwezigheid/bezoek van deze eindgebruiker. Indien gewenst kan dit bezoek/evenement geschrapt worden door Schrap aan te vinken en te registreren.